شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)- مستند سازی، تهیه مجموعه ای از اسناد و مدارک است که سیر تکوین و تکامل یک فعالیت یا پروژه را از آغاز تا پایان همراه با تحلیل و ارزشیابی نشان خواهد داد.

در واقع مستند سازی ابزاری است که امکان استفاده و به کار گیری تجربیات فردی و گروهی را جهت توسعه سازمانی فراهم می سازد و با ذخیره نمودن تجربه موجود در سازمان، هزینه های تجربی آتی سازمان را تا حد زیادی کاهش می دهد.

مستندسازی شامل فرآیند شناسایی، گردآوری، طبقه بندی، ارزش گذاری، پالایش فهرست نویسی و در دسترس قراردادن سوابق یا اسناد موجود از قبیل فیلم، عکس، مکاتبات، فایل های کامپیوتری و ... می باشد که دارای ارزش تاریخی نیز هستند.

در ضمن مستندسازی مستلزم خلق متون جدید برای تجربه های شفاهی موجود یا پرکردن و اتصال شکاف های موجود در سوابق تاریخی هم می باشد.

همان طور که گفته شد مفهوم مستند بیانگر تهیه اسناد و مدارک است، پس می توان گفت مستند سازی فقط به معنای تهیه فیلم نیست حتی چند سری عکس زیبا اما با هدف هم می تواند یک مجموعه مستند باشد.

در واقع شاید بیشتر روابط عمومی ها به نوعی با نگارش گزارش های خبری و تهیه بریده جراید نوعی تاریخ مستند از اخبار و رویدادهای سازمانی تهیه کنند، اما نکته بسیار مهم که در بیشتر روابط عمومی ها در نظر گرفته نمی شود، تدوین این اطلاعات و مستندات به گونه ای است که بتوان در سریع ترین زمان ممکن به آن اطلاعات دسترسی پیدا کرد.

در آرشیو روابط عمومی، مستندات بر اساس سیستم های موجود، طبقه بندی و نگهداری می شود. اما این نگهداری تنها برای خود روابط عمومی مناسب است و در کنار این آرشیو باید در سایت رسمی نیز، برخی از مستندات به صورت مدون آرشیو شوند، تا در صورت نیاز خبرنگاران به راحتی بتوانند به آن دسترسی داشته باشند.

مبنای نگهداری مستندات در سایت روابط عمومی
1. تاریخ
2. کلمات کلیدی
3. موضوع
4. آخرین تاریخ ویرایش
این طبقه بندی ها هر یک به نوعی می تواند برای مورد خاصی استفاده شود.

مزایای مستندسازی در روابط عمومی
1- نگهداری سابقه در مورد موضوعات و فعالیت های مهم
2- حفظ منابع اطلاعاتی مورد استفاده در طرح یا پروژه( منابع اطلاعاتی که با توجه به اهداف پروژه مورد بررسی قرار می گیرند چنانچه در هر مرحله مستندسازی شود از دوباره کاری جلوگیری می کنند و باعث تکمیل آمار و اطلاعات دوره بعد می شود.)
3- جلوگیری از پراکندگی، تکرار فعالیت ها و جلوگیری از انجام دوباره مطالعات در کارهای مشابه
4- آشکار کردن نقص ها و نیازهای آماری و اطلاعاتی
5- مستندسازی مشکلات و تنگناها: برنامه ریزی بر اساس آنچه سازمان نیازمند آن است و ارائه راه حل های کاربردی برای حل مشکلات و تنگناهای سازمان
6- ثبت تاریخی، تحلیل علمی تجارب، موفقیت ها، دستاوردها، مراحل رشد و سایر رویدادهای تعیین شده در سازمان
7- فراهم آمدن زمینه ثبت، گسترش و آموزش فرهنگ سازمان به نسل های بعدی کارکنان و مدیران
9- فراهم شدن زمینه بروز رویدادهای گذشته و ایجاد امکان ارزیابی علمی نقاط قوت و ضعف سازمان
10- ابزاری برای الگو برداری بهترین تجربیات

دو بخش مهم در مستند سازی روابط عمومی
مستند سازی در روابط عمومی دو بخش عمده دارد:
1. تولید مستندات با بهره گیری از ابزارهای نوشتاری، سمعی و بصری
2. تهیه اطلاعات دقیق از اثر تولید شده
در مرحله اول روابط عمومی، بر مبنای سیاست های سازمان، اقدام به گردآوری مستندات در مورد فعالیت های سازمان می کند. اما جمع آوری این اطلاعات به تنهایی برای روابط عمومی بی فایده است، چراکه با افزایش حجم داده ها و اطلاعات، یافتن این اطلاعات به سختی امکان پذیر است، لذا روابط عمومی بایستی علاوه بر تولید مستندات، اطلاعات کافی در مورد آن گردآوری کرده و به مستند تولیدی ضمیمه کند.

در مرحله دوم مستند تولید شده، باید بر مبنای سیاست های روابط عمومی با بهره گیری از یک سیستم طبقه بندی، نظم داده شود. با این کار، روابط عمومی در شرایط بحران، یا برخی مناسبت ها که نیازمند این نوع اطلاعات باشد می تواند به راحتی، اطلاعات مورد نیاز خود را به دست آورد.
 

عضو هیئت مدیره انجمن متخصصان روابط عمومی
منبع مرجع:  شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)