شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)- همزمان با برگزاری دهمین جشنواره ملی انتشارات روابط عمومی، کارگاه "مستندسازی در روابط عمومی" با حضور جمع کثیری از مدیران و کارشناسان حوزه روابط عمومی و ارتباطات برگزار شد. با توجه به اهمیت امر مستندسازی در روابط عمومی، به سراغ جمعی از اعضای هیات مدیره و کارشناسان روابط عمومی رفته ایم و نظر آنان را در خصوص مستندسازی در روابط عمومی جویا شده ایم که حاصل آن را در ادامه می خوانید:

مستندسازی، فعالیت ها را ماندگار می کند
سیدشهاب سید محسنی عضوهیات مدیره انجمن متخصصان روابط عمومی
مستندسازی در روابط عمومی یکی از اقداماتی است که به نظر ساده و پیش و پا افتاده می نماید ولی دارای پیچیدگی و ظرافت کاری بوده و از اهمیت به سزایی برخوردار می باشد که متاسفانه این اقدام مهم در کمتر روابط عمومی مورد توجه جدی واقع می شود.
یکی از کارکردهای مهم مستندسازی در روابط عمومی، فراهم شدن مجموعه اطلاعات دسته بندی شده در فضای واقعی و مجازی است که در قالب فایل های چند رسانه ای اعم از مکتوب – تصاویر و عکس- طرح ونمودارها - فیلم و... در خصوص کارنامه عملکردی یک سازمان یا واحد روابط عمومی تهیه و تدوین می گردد که بر اساس این مجموعه مجلد در دو فضای متنی و دیجیتالی جدای از جنبه آرشیوی و ماندگار کردن نتایج اقدامات صورت گرفته، مبنای بسیاری از برنامه ریزی ها و پژوهش ها می تواند در سازمان و روابط عمومی واقع شود.
به بیانی دیگر، با مستندسازی اصولی و حرفه ای، اقدامات سازمان و روابط عمومی به شکلی زیبا و اصولی ماندگارشده و می توان گنجینه ای در اختیار داشت که بر اساس آن در مقاطع زمانی مختلف و به اتکا به این مستندات ارزیابی درست و مستندی از برنامه، عملکرد و اقدامات سازمان و روابط عمومی را به عمل آورد و با سند و مدرک اذعان داشت که یک سازمان و روابط عمومی در مقطع زمانی خاص در چه مسیر و با چه کمیت و کیفیتی حرکت کرده است.
همچنین یکی دیگر از کاربردهای مستندسازی در سازمان و روابط عمومی آمادگی همیشگی برای حضور عملکردی سازمان و روابط عمومی در انواع جشنواره ها و رقابت های مختلف علمی واجرایی است که در حوزه سازمان و یا در سطح روابط عمومی ها برگزار می شود.
مستندسازی در روابط عمومی به ما می گوید که از کجا شروع کرده ایم، چه مسیری را طی کرده و هم اکنون درکجا ایستاده ایم.

مستند سازی در فضای مجازی،‌ ضرورتی انکار ناپذیر؛ ‌فرصتی ارزشمند
دکتر هادی کمرئی، عضوهیات مدیره انجمن متخصصان روابط عمومی
فن آوری های نوین و توسعه آن ضرورت ها و نیازهای جدید را فرا روی همه فعالیت های سازمانی قرار داده اند و واقعیتی با نام دنیای مجازی باعث شده است تا بشر برای همه زوایای زندگی خود از این فضای وسیع و متنوع استفاده کند.
در گذشته ای نه چندان دور وقتی صحبت از مستند سازی می شد، گمان همگان به سوی کتاب و نوشته های مکتوب در قالب هایی مانند گزارش کار،‌ معرفی فعالیت ها در قالب سال نما و غیره و اصولا نوشته های مکتوب می رفت،‌ اما امروزه و با وجود آمدن واقعیتی با عنوان جهان مجازی که بیشتر مبتنی بر فن آوری های نوین و فرصت ها و امکاناتی است که در این فضاها و دراین جهان پدید آمده است و شکل و قالب و ویژگی های خاص خود را می طلبد.
این ضرورت ها واقعیت های غیر قابل انکاری را فرا روی و پیش چشم سازمان ها قرار داده است که به همین دلیل هم روابط عمومی ها در سازمان های مختلف به دنبال فرصت هایی هستند تا بتوانند مستندسازی های لازم را در همین فضا انجام دهند و به گونه ای عمل کنند تا بتوانند در این دنیای پر ظرفیت و وسیع به نوعی مستند سازی مرتبط با آن را انجام دهد.
ظرفیت هایی مانند فضاها و امکانات مولتی مدیا ویا چند رسانه ای ها این فرصت را در اختیار روابط عمومی ها قرار داده اند که بتوانند به انواعی متنوع و کامل تر و قابل دسترس تر مستندات لازم را از فعالیت های سازمانی تهیه و آن را به سهولت و راحتی بایگانی و یا در اختیار مدیران،‌ کارشناسان، صاحب نظران و ذینفعان دیگر قرار دهند.
به همین دلیل ضرورت دارد، ‌مدیران و بخصوص کارشناسان مرتبط با فعالیت های انتشاراتی و کسانی که با مستندسازی فعالیت های سازمانی سرو کار دارند،‌ با آشنایی کامل با این فضاهای گسترده و کارآمد از این امکانات و ظرفیت ها بیشترین استفاده را برای کار خود و سازمان خود ببرند و تلاش کنند تا این کار در فضایی گسترده و با رعایت همه نکات سازمانی و ایمنی ماندگار و ماندنی شود.

هر مستندی نیازمند مستند سازی خاصی است
میرمحمودسجادی، ‌عضو هیئت مدیره انجمن متخصصان روابط عمومی
ماندگاری هر فعالیتی در گرو ثبت و مستند سازی آن است و هر موضوع ثبت شده ای می تواند بخشی از تاریخ یک سازمان، نهاد و یا شرکت و مرکز صنعت، ‌خدماتی و یا تولیدی را برای استفاده آیندگان محفوظ نگاه دارد. البته ممکن است هر فعالیتی استنادات خاص خود را داشته باشد، و نوع مستند کردن آن اقتضائات خاص خود را داشته باشد، اما به هر حال مستند کردن یک موضوع جدای از ماهیت و هویت آن می تواند امری ارزشمند و مهم تلقی شود. درگذشته ای نه چندان دور تقریبا هر امری که قرار بودمستند شود باید تبدیل به نوشته و یا سندی مکتوب می شد و در ذهن و حافظه کاغذی کتاب، مجله، ‌روزنامه و یا نوعی دیگر از اسناد کاغذی جای می گرفت. اما تنوع فعالیت های مختلف در جوامع مختلف و بخصوص توسعه فن آوری های نوین زمینه های گوناگون و متعددی را فراهم کرد تا از زمینه هایی مانند فیلم،‌صدا،‌ موسیقی و یا امکانات دنیای مجازی بهره بیشتری گرفته شود و همین موضوع باعث شد مستندات به جای مانده از این فعالیت ها هم شکل و انواع مختلفی را شامل شود.
به همین دلیل موضوع مستند سازی، اشکال و انواع بسیار زیادی را شامل شد که هر کدام از آن ها هم نوعی خاص از مستند سازی را به خود اختصاص داد و همین امر باعث شد مستندهای گوناگونی که از فعالیت های متنوع درسازمان ها و بخصوص در روابط عمومی ها تهیه می شود در اشکال گوناگونی مانندکتاب، ‌مجموعه های گزارش کار،‌ فیلم، انواع مولتی مدیا و استنادات دیگر مطرح جای خود را در ماندگاری فعالیت های انجام شده باز کنند که به همین دلیل باید در روابط عمومی ها به این امر مهم توجه و تلاش شود هر کدام از فعالیت های سازمان در شکل و نوع خاص و ویژه خود مستند شود تا ماندگار و برای آیندگان قابل استفاده باشد.

مستندسازی و مفهوم آن در روابط عمومی
دکتر قربانعلی تنگ شیر عضو هیئت مدیره انجمن متخصصان روابط عمومی
مستند سازی، تهیه مجموعه ای از اسناد و مدارک است که سیر تکوین و تکامل یک فعالیت یا پروژه را از آغاز تا پایان همراه با تحلیل و ارزشیابی نشان خواهد داد.
در واقع مستند سازی ابزاری است که امکان استفاده و به کار گیری تجربیات فردی و گروهی را جهت توسعه سازمانی فراهم می سازد و با ذخیره نمودن تجربه موجود در سازمان، هزینه های تجربی آتی سازمان را تا حد زیادی کاهش می دهد.
مستندسازی شامل فرآیند شناسایی، گردآوری، طبقه بندی، ارزش گذاری، پالایش فهرست نویسی و در دسترس قراردادن سوابق یا اسناد موجود از قبیل فیلم، عکس، مکاتبات، فایل های کامپیوتری و ... می باشد که دارای ارزش تاریخی نیز هستند.
در ضمن مستندسازی مستلزم خلق متون جدید برای تجربه های شفاهی موجود یا پرکردن و اتصال شکاف های موجود در سوابق تاریخی هم می باشد.
همان طور که گفته شد مفهوم مستند بیانگر تهیه اسناد و مدارک است، پس می توان گفت مستند سازی فقط به معنای تهیه فیلم نیست حتی چند سری عکس زیبا اما با هدف هم می تواند یک مجموعه مستند باشد.
در واقع شاید بیشتر روابط عمومی ها به نوعی با نگارش گزارش های خبری و تهیه بریده جراید نوعی تاریخ مستند از اخبار و رویدادهای سازمانی تهیه کنند، اما نکته بسیار مهم که در بیشتر روابط عمومی ها در نظر گرفته نمی شود، تدوین این اطلاعات و مستندات به گونه ای است که بتوان در سریع ترین زمان ممکن به آن اطلاعات دسترسی پیدا کرد.
در آرشیو روابط عمومی، مستندات بر اساس سیستم های موجود، طبقه بندی و نگهداری می شود. اما این نگهداری تنها برای خود روابط عمومی مناسب است و در کنار این آرشیو باید در سایت رسمی نیز، برخی از مستندات به صورت مدون آرشیو شوند، تا در صورت نیاز خبرنگاران به راحتی بتوانند به آن دسترسی داشته باشند.

مستندسازی، یکی از راه های ارتقاء و تثبیت جایگاه روابط عمومی هاست
محمود احمدی، بازرس انجمن متخصصان روابط عمومی
بارها در گردهمائی های مختلف دیده و شنیده ایم که مدیران روابط عمومی در سازمان های خود از جایگاه شایسته ای نسبت به سایر مدیران آن سازمان برخوردار نیستند ولی غافل از این موضوع هستند که خود بایستی در استحکام جایگاه روابط عمومی در سازمان کوشش و ممارست نمایند.
همانگونه که می دانید فعل روابط عمومی کیفی ست و اثبات عملکرد خوب و موثر روابط عمومی ها از سوی مدیران روابط عمومی بسیار دشوار است البته راهکارهای بسیاری برای حل این مشکل وجود دارد.
برای مثال در طول سال تبلیغات بسیاری بمنظور معرفی خدمات هر سازمان صورت می گیرد و در جلسات کنترل عملکرد، مدیرانی سربلند و با اقتدار به ارائه عملکرد می پردازند که قبلا مستندات خوبی جمع آوری و آماده کرده باشد.
این مستندات می تواند نمودار مقایسه ای میزان افزایش درآمد، نمودار مقایسه ای تعداد مشتریان، نمودار مقایسه ای میزان تراکنش های بانکی و یا بازدید مشتریان از کالاها و دیگر آیتم ها باشد. از سوی دیگر برنامه های عملیاتی صورت گرفته در حوزه روابط عمومی نظیر میزان هزینه ای تبلیغات، برگزاری نمایشگاه ها، همایش ها، نظرسنجی ها و غیره نیز از دیگر مواردی می باشد که بایستی به آنها توجه کرد.
تمامی این موارد بایستی هر روز توسط کارشناس مربوطه رصد و به صورت ماهانه به مدیران روابط عمومی و هر سه ماه یکبار به مدیران ارشد گزارش شود و تاکید می شود به همراه ارائه گزارش توضیحات تکمیلی به صورت شفاهی نیز ارائه شود. لزوم جمع آوری و ارائه گزارش عملکرد علاوه بر تثبیت جایگاه روابط عمومی به دوعلت مهم می باشد:
1- جمع آوری بانک اطلاعاتی برنامه عملیاتی گوناگون تبلیغاتی باتوجه به استراتژی های مختلف سازمان در سال های گذشته بمنظور بهره برداری مدیران روابط عمومی بعدی
2- کمک به تهیه و تدوین گزارش عملکرد سالانه روابط عمومی در سال های آتی مانند تهیه نمودارهای مقایسه ای
 

منبع مرجع:  شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)