مقدمه:
روابط عمومی آئینه تمام نمای یک سیستم می‌باشد، از تعاریف روابط عمومی می‌توان تلاش و کوشش طراحی شده برای نفوذ در افکار عمومی از طریق عمل قابل قبول در ارتباط دو جانبه می‌باشد.

سازمان به عنوان بستر کار روابط عمومی، با محیط بزرگتر خودش تعاملاتی دارد. این تعاملات به طور دائمی باعث می‌شود سازمان به عنوان یک سیستم زنده، بتواند خودش را در محیط پویا نگهدارد، بازخورد از محیط بگیرد و داده‌های اولیه ایکه از سیستم می‌گیرد و ستانده‌هایی که محیط از سازمان می گیرد را برای بازسازی فضای واقعی سازمان بکارگیرد. این یک نگاه سیستمی به سازمان است. در این نگاه سیستمی، شما به عنوان یک سیستم باز، نیازمند ارتباط تعامل دائم با محیط بیرون هستید. این نگاه برای یک موجود زنده و یک سیستم زنده کار کردهایی فراهم می‌کند تا در قالب این کارکردها، سازمان بتواند با محیطش تعامل منطقی برقرار کند.

 مستندسازی در روابط عمومی:
از جمله مسئولیت های روابط عمومی انجام مستندسازی از فعالیت ها، برنامه ها و همایش ها و .. است که این موضوع در قسمت مستندسازی روابط عمومی پیگیری می شود.

الف- عکاسی و فیلم برداری: واحد عکس و فیلم با هدف گردآوری مستندات تصویر از مراکز، فعالیت ها و همایش ها و .. پیش بینی شده است.

ب- جمع آوری گزارشات(دبیرخانه): گردآوری گزارشات مکتوب، تولیدات و بروشورها و .. از جمله مسئولیت های این قسمت است.

در روابط عمومی جهت بهبود عملیات مستندسازی می‌توان الزامات سیستم‌های ISO از قبیلISO 9001-2008 (مدیریت کیفیت) و... استفاده کرد که در زمینه اجرای صحیح این سیستم کلیه مستندات قابل پیگیری و پایش می‌باشد و خطاهایی که در این زمینه خواسته و یا ناخواسته توسط کارشناسان روابط عمومی انجام می‌شود جلوگیری می‌گردد.
 

 تولید خبر:
فعالیت روابط عمومی نباید به تولید خبر محدود شود. منظور از تولید خبر در روابط عمومی تولید دانایی و باز کردن افکار عموم در مورد موضوعات خواصی است که در باب میل جامعه و ایجاد فرهنگ و فرهنگ‌سازی باید باشد.
یکی دیگر از راه‌های تولید خبر باید در راستای منشور اخلاقی سازمان و فرهنگ جامعه باشد که می‌توان با نوعی رنگ بخشی به تبلیغات و خبرسازی در راستای منشور اخلاقی که باعث رخنه کردن در افکار پرسنل سازمان می‌گردد که این امر هم باعث خبر سازی می‌شود و هم اینکه کلیه بندهای منشور نیز اجرا می‌گردد.

 منشور اخلاقی در روابط عمومی و سازمان:
بیانیه ایی که مجموعه ای از ضوابط اخلاقی - اصول معنوی و ارزش های سازمانی را مطرح کرده و در راستای استاندارد نمودن رفتار اعضای سازمان با ذی نفعان به کار می رود.

این منشور ابزاری است تا با ایجاد تعهد در کارکنان سازمان باورها و ارزش های اخلاقی را در نوع ارتباط با مشتریان درون و برون سازمانی نهادینه نماید.

 نظرسنجی در روابط عمومی:
از جمله ابزار روابط‌عمومی برای شناسایی نقاط قوت و ضعف سازمان و آگاهی از دیدگاه همکاران، مخاطبین و مراجعین و استفاده کنندگان از خدمات سازمان نظرسنجی است. روابط عمومی سازمان دراین راستا نظرسنجی هایی از بخش های مختلف انجام می‌دهد که نتایج آن به واحد مربوطه ارائه شده و مورد بررسی قرار می‌گیرد.

 افکارسنجی:
مسئولین روابط عمومی باید در سازمان و جامعه نیازهای مردم و پرسنل و چالش‌های بوجود آمده در سازمان را توسط نظرسنجی ها شناسایی کرد که این امر همان افکار سنجی می‌باشد و در راستای این افکار سنجی با مستند سازی و بررسی مسائل روز و پایش مستندات و اولویت بخشیدن به مسائل باید تولید خبر کرد و در این زمینه‌ها باید افکار را آماده کرد تا توسط تبلیغات این افکار را در زمینه منشورهای اخلاقی و اجرایی سازمان و جامعه تغییر داد و مشکلات بوجود آمده را حل و فصل کرد.

مسئولین روابط عمومی انتقال پیام های رسانه ای به گروه های اجتماعی نقش واسطه ای و پرنفوذی بازی می کنند. (مسئولین روابط عمومی باید رهبران افکار جامعه باشند و با توجه بیشتری به رسانه ها و اطلاعات دریافتی با گزینش و تغییر به دیگران ابلاغ کنند.

 ارتباط روابط عمومی و رسانه‌ها:
یکی از وظایف مهم و در عین حال اصلی روابط عمومی ها انعکاس اخبار و رویدادهای سازمانی به مخاطبان از طریق رسانه ها می باشد، که با توجه به حساسیت و اهمیت این امر معمولاً روابط عمومی ها در چارت خود واحدی را تحت عنوان مدیریت ارتباط با رسانه ها یا شخصی را به عنوان مسئول ارتباط با رسانه ها در چارت سازمانی خود دارند که در هر حال افراد شاغل در این واحد باید از تجربه، تخصص، درایت و آگاهی کافی نسبت به وظایف و حوزه سازمانی خود برخوردار بوده و دارای ارتباطات قوی و مؤثر باشد. بخش ارتباط با رسانه ها در هر روابط عمومی از بخش های مهم و ضروری است که بدون آن روابط عمومی از وظیفة اصلی خود دور خواهد ماند. از دیدگاهی دیگر روابط عمومی ها و رسانه ها هردو دارای ماهیتی رسانه ای هستند. هردو به دنبال تهیه، تدوین، انعکاس اخبار و گزارش رویداد ها هستند و در این فرآیند از فنون، تکنیک ها و ابزارهای مشترکی بهره می گیرند.

 روابط عمومی الکترونیکی:
به نوعی از روابط عمومی اطلاق می شود که در آن از ابزارهای الکترونیک نظیر سیستم پاسخگویی الکترونیک، رادیو، Voice و نظایر آن برای انجام ماموریت های روابط عمومی استفاده می شود. قرار دادن متون انتشاراتی تولید شده در روابط عمومی با همان شکل و فرمت مثلا در قالب PDF نیز در چارچوب روابط عمومی الکترونیک قرار می گیرد.

در روابط عمومی الکترونیک به جای بهره گیری از شیوه های سنتی مواجهه با مشتریان یا مخاطبان، از تکنولوژی های الکترونیکی به منظور سهولت، سرعت و فراگیری بیشتر استفاده می شود.

در هر صورت فرآیند گام گذاشتن روابط عمومی از شکل سنتی به عرصه الکترونیک، یک جهش و گام اساسی برای ورود به دنیای مجازی Cyberspace محسوب می شود و سنگ بنای سایر فعالیت های روابط عمومی در فضای آنلاین در همین مرحله گذاشته می شود.

 روابط عمومی دیجیتال
شاید بتوان گفت بعد از پروسه تبدیل روابط عمومی سنتی به روابط عمومی الکترونیک، انجام فعالیت ها در چارچوب روابط عمومی دیجیتال، دومین گام بنیادی در این راستا تلقی می شود. در روابط عمومی دیجیتال متون تولیدی و محتوای مورد نظر Contents از فرمت معمولی چاپی printed به فرمت صفر و یک تبدیل و به عبارت دیگر در این حالت، صفحات pdf تبدیل به صفحات HTML می شود. در روابط عمومی دیجیتال هنوز محتواها همان محتواهای روابط عمومی سنتی هستند با این تفاوت که قابلیت جستجو (Search) و کپی مطالب به صورت Text برای مخاطب وجود دارد.

برخی از اسناد، نامه ها، فرم ها و تقاضاها به وسیله ابزارهایی نظیر Email امکان ارسال و نقل و انتقال دارند، اما جهت فعالیت هنوز یک طرفه است؛ یعنی هنوز ارتباط فرد به فرد یا چهره به چهره در فضای سایبر، برقرار نشده است و همه چیز در یک چارچوب به شدت بوروکراتیک و مطابق ضوابط حاکم بر فضای رسمی و اداری روابط عمومی ها صورت می گیرد.

 روابط عمومی آنلاین
در این مرحله، روابط عمومی گامی بلند و شتابان به سمت تحول ماهیت فرآیندهای روابط عمومی برمی دارد. با آنلاین شدن روابط عمومی، خدمات به صورت شبانه روزی در اختیار مخاطب و مشتری قرار می گیرد. برای رسانه های مبتنی بر web اعتبار قائل می شود، خبردهی و خبریابی مبتنی بر فضای وب مرسوم می شود، اخبار روابط عمومی علاوه بر رسانه های مکتوب printed Media و رسانه های صوتی و تصویری، برای رسانه های آنلاین و اینترنتی نیز ارسال می شود، همایش های خبری آنلاین برگزار می شود، امکان انتشار همزمان مصاحبه ها و گفتگوهای زنده روی اینترنت فراهم می شود، تکذیبیه ها و پاسخ های رسمی برای نشریه های الکترونیکی، سایت ها، وبلاگ ها، روزنت ها و خبرگزاری های اینترنتی فرستاده می شود و به طور کلی روابط عمومی آنلاین نسبت به محتوای تولید شده در اینترنت عکس العمل نشان می دهد.

همچنین شرکت در چت روم ها (chatrooms) و ارسال نامه ها از طریق پست الکترونیکی جدی گرفته می شود و وب سایت سازمانی فعال می شود.

 تشکیل کمیته همفکری در روابط عمومی: (پیشنهاد)
از بین کلیه مسئولین روابط عمومی در سازمان افراد با تجربه و خلاق و با شناخت علمی در عرصه روابط عمومی می‌‌توان در غالب همفکری برای تدوین هرچه بهتر برنامه ها از این افراد استفاده کرد و این افراد می‌توانند پل ارتباطی بین سازمان و سایر مراکز تابعه باشند.

 فعالیت های فوق برنامه: (پیشنهاد)
حفظ سلامت، افزایش نشاط و تقویت انسجام سازمانی و ارتقای آگاهی های فردی و گروهی، حفظ و تقویت روحیه جهادی و انتقال این میراث ارزشمند که بر ارزش های ایمانی و اخلاقی استوار است، از جمله ماموریت های روایط عمومی است که در این راستا برنامه های متعددی پیش بینی و اجرا می گردد.
-1 برگزاری اردوها
2- برگزاری کارگاه های آموزشی و جلسات سخنرانی
3- استفاده بهینه از مراکز رفاهی فرهنگی و تفریحی و ورزشی برای کارکنان، اساتید و حتی دانشجویان

 نکته: (پیشنهاد)
از الزامات سیستم مدیریت کیفیت ISO 9001-2008 می‌توان برای بهبود سیستم و علمی تر کردن راهکارها و سیستماتیک کردن کلیه مسائل از این استاندارد و یا سایر استانداردهای موجود استفاده کرد.