کارگاه آموزشی "برنامه‌‌‌ریزی و گزارش عملکرد در روابط‌عمومی" روز پنجشنبه 18مهرماه سال جاری در سازمان ایرانی مجامع بین المللی وزارت امور خارجه برگزار شد.
در این کارگاه آموزشی دکتر مهدخت بروجردی عضو هیات علمی دانشگاه علامه طباطبائی در دو بخش به صحبت پرداخت، در بخش اول به برنامه‌ریزی و تحقیقات در روابط‌عمومی‌ها پرداخت و گفت: در روابط‌عمومی‌ها ارزیابی و برنامه‌ریزی باید بر مبنای تحقیق و برنامه‌ریزی صورت گیرد، حتی در روابط‌عمومی واحدی به نام تحقیقات داریم که متاسفانه در خیلی از سازمان‌ها نامی از آن نیست.
وی عنوان کرد: دولت باید برای همه روابط‌عمومی‌ها کلاس روش تحقیق بگذارد تا روابط‌عمومی‌ها با بخش‌هایی همچون مسئله چگونه تعریف شود، اهداف، سوالات، فرضیه ها و آزمون‌های آماری آشنا شوند. اگر برنامه‌ریزی مبنای علمی داشته باشد و اصول روش تحقیق را بشناسیم و بودجه بر آن اساس تنظیم شود مشکلات به حداقل می‌رسد.
دکتر بروجردی علوی کار برنامه‌ریزی را بر اساس مبنا و داده‌ها ذکر کرد و تحقیق را به دو بخش کمی و کیفی تقسیم کرد و گفت: کمی همان عدد و رقم است همانند پیمایش، تحلیل محتوا (که هم کمی و هم کیفی است)، چگونه نمونه‌گیری کنیم و انواع نمونه‌گیری را بدانیم که نمونه‌گیری تصادفی بهترین نوع آن است، اما در تحقیق کیفی دیگر دانستن آمار نیاز نیست اما باید بدانیم مصاحبه‌شونده چه می‌گوید که از یک جهاتی راحت‌تر از کمی است و سخت‌ترین تحقیق کیفی، تحلیل گفتمان است؛ به طور نمونه این سخن شما در این فضا چگونه تعبیر می‌شود.
دکتر بروجردی در بخشی از صحبت‌هایش تحلیل گفتمان را سخت ترین نوع تحقیق دانست و گفت: تحلیل گفتمان به این دلیل کار مشکلی است که باید صحبت‌های مصاحبه‌شونده را تحلیل کرد و اطلاعات کافی هم در آن موضوع داشت.
ایشان به نکات ریزی که از مصاحبه شونده گرفته می‌شود اشاره کردند و گفتند: همیشه جهت در سوال باید مشخص باشد، سوال‌های مرکب طرح نشود، جواب سوال‌ها حساسیت برانگیز نباشد و مدیران را ناراحت نکند.
دکتر بروجردی در ادامه به نکاتی پیرامون روابط‌عمومی‌ها اشاره کرد و عنوان نمود: روابط‌عمومی که در سبز به مدیر نشان دهد و نکات منفی سازمان را به مدیر نگوید روابط‌عمومی نیست، روابط‌عمومی خوب وکیل‌مدافع مردم در داخل سازمان و وکیل مدافع سازمان در بین مردم است؛ روابط‌عمومی کاری سخت‌تر از خبرنگاری است زیرا جدا از تهیه خبر باید خبر را تحلیل کرده و به طور شفاف به مدیر سازمان انتقال دهد.
وی گفت: روابط‌عمومی‌ها باید بدانند چگونه ایرادات را به مدیر بگویند تا قبول کند و بپذیرد. ما همیشه باید ایرادات و نقدها را به مدیر گفته حتی اگر آن را قبول ندارد و نمی‌خواهد آن نقص را برطرف کند و اگر به مرور گفته این ذهنیت ساخته شده و اگر با تحلیل و آمار بگوییم با دیدن حاصل نتایج حتماً قانع می‌شود، الگوی قیچی تغییر، برای قانع کردن مدیر همیشه جواب می‌دهد که ابتدا از او تعریف کرده و سپس از او تغییرات را بخواهیم.
دکتر بروجردی افزود: در هر ارتباطی باید اول نکات مثبت و سپس نکات منفی را بیان کرد. ما چون در ایران ادبیات بومی برای روابط‌عمومی نداریم در این‌صورت هر روابط‌عمومی باید با الگوی مدیر خود کار کند.
دبیر کمیته علمی همایش زن و روابط‌عمومی در بخش دوم کارگاه به گزارش عملکرد در روابط‌عمومی پرداخت و در این خصوص به باز کردن شاخص‌ها و تهیه یک گزارش عملکرد خوب اشاره کردند و به نکات اصلی گزارش عملکرد پرداخت و گفت: دو نکته اساسی جهت تهیه گزارش عملکرد لازم است یکی پیگیری درخواست اطلاعات و دیگری ساختن شاخص‌هایی برای گزارش‌عملکرد، مدیران ما همیشه به کیفیت اهمیت می‌دهند نه کمیت؛ تهیه و تولید این شاخص‌ها با کمک مدیران باید صورت گیرد که توسط مدیران‌ارشد تائید می‌شود.
گزارش عملکردها را همه مسئولان خصوصاً نمایندگان مجلس شورای اسلامی می‌خوانند. شاخص‌ها را براساس اهمیت وارد کرده که بازه زمانی شاخص هم باید مشخص باشد. در گزارش عملکرد، الگوی رویکرد اطلاع‌رسان خوب جواب می‌دهد.
گزارش عملکرد‌ها در حداقل هزینه و حداقل صفحه است و نباید نقاط ضعف سازمان را با رنگ و لعاب بپوشانیم، از عکس هم بسیار کم استفاده شود آن هم عکس‌های خاطره‌ساز را در آخر آورده، باید از یک رنگ سازمانی استفاده شود.
گزارش‌عملکرد رپورتاژ آگهی و تبلیغ نیست بلکه عملکرد سازمان را با آمار نشان می‌دهیم، تیراژ چاپ حداقل باشد و هزینه‌ها خیلی شفاف ذکر شود، ویراستاری و نحوه نگارش هم به اندازه اعداد و ارقام مهم است، کسانی که گزارش عملکرد می‌دهند باید مفاهیم آن را بدانند.
دکتر بروجردی در انتهای کارگاه با جواب دادن به سوال‌های شرکت‌کنندگان، راه‌کارهایی را هم ارائه دادند.