شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)- آرشيو گنجينه هاي ارزشمندي هستند كه به شكل هاي متنوع و در ابعاد گوناگون توسط افراد و سازمان ها نگهداري مي شوند و به عنوان سرمايه هاي با ارزش و مهمي براي مالكين آن ها به شمار مي آيند. بخش عمده اي از آرشيوها به صورت منابع ديداري و شنيداري، شامل عكس، صوت، فيلم و اسناد نگهداري مي شوند. اين منابع كه در طول زمان بر حجم آن ها افزوده مي شوند عمدتا به روش هاي سنتي نگهداري مي شوند. اين مسئله علاوه بر خطراتي كه موجب نابودي و از بين رفتن آن هاي مي شود، باعث ايجاد دشواري هايي در دسترسي و استفاده بهينه از آن ها نيز مي گردد.

از اين رو روابط عمومي سازمان راهداري و حمل و نقل جاده اي با هدف جمع آوري و تجميع منابع فيلم و عكس و صوت كه در سطح ستاد مركزي و استان ها پراكنده بود، پروژه سامانه آرشيو ديجيتال را با بهره گيري از آخرين تكنولوژي هاي موجود در زمينه آرشيو در دستور كار خود قرار داد و پس از تعيين و طراحي فضاي مناسب استقرار سامانه، در سال 89 پروژه ذخيره سازي اطلاعات را آغاز كرد. اين سامانه مبتني بر روش هاي ذخيره سازي اطلاعات بر روي ديسك هاي سخت (SAN-NAS-DAS) و نوارهاي مغناطيسي ديجيتال با تكنولوژي Ultrium LTD طراحي شده است. استفاده از نوارهاي مغناطيسي براي ذخيره سازي و پشتيباني اطلاعات مزاياي متعددي دارد، كه امنيت بالا، سرعت در انتقال اطلاعات و هزينه هاي پايين نگهداري از مهمترين آن هاي مي باشند.

در اين سامانه، منابع آرشيوي به فايل هاي ديجيتالي تبديل شده و به صورت آنلاين نگهداري مي شوند. به عنوان يكي از قابليت هاي مهم اين سامانه مي توان به امكان پردازش صدا و تصوير اشاره نمود. اين قابليت در كنار ساير امكانات ديگر، محيط مناسبي براي آرشيو و بازيابي سريع اطلاعات را مهيا مي سازد كه به كاربران امكان ساماندهي سريع و دقيق اطلاعات آرشيوي را مي دهد. تمام منابع آرشيوي در محيط Arclook قابل جستجو و بازبيني مي باشند. امكانات متعددي در اين بخش قرار داده شده است تا جستجو و بازبيني آرشيو با دقت و سرعت بالا در هر حجم و اندازه اي ميسر شود.

تبديل منابع ويديويي
در پروژه جامع آرشيو ديجيتال ديداري و شنيداري حجم وسيعي از اطلاعات به بخش ويديويي تعلق مي گيرد. در روش هاي سنتي و در صورت نگهداري چند هزار ساعت نوار به مكان نسبتا بزرگي كه به چند صد متر مربع مي رسد نياز بوده و همچنين نصب تاسيسات برودتي جهت ايجاد شرايط مناسب ضروري است. حتي با وجود اين تدابير به علت كثرت نوارها و عدم وجود امكانات كافي، نگهداري نوارها به صورت اصولي و مطابق با استاندارد سازندگان امكان پذير نبوده و به مرور كيفيت آن ها را دچار مشكل خواهد نمود.

نوارهاي مغناطيسي قديم (با فرمت هاي بتامكس، يوماتيك، بتاكم، SVHS، VHS) و همچنين نوارهاي ديجيتال با فرمت DVD و DVCam از طريق دستگاه هاي مختلف پخش نوار به يك سيستم مجهز و حرفه اي سرور وصل مي شوند. اين سرور با رايانه اي به نام KVM كنترل مي گردد. عمل انتقال يا كپچر فيلم ها در درون اين سرور كه با ظرفيت ذخيره سازي بالاست صورت مي گيرد. در زمان كپچر، نوارها بر اساس نوع نوار دسته بندي، نامگذاري و كدگذاري مي شوند. در اين مرحله هر نوار داراي شناسنامه اي مي گردد و اطلاعات نوارها روي آن ها درج مي شود.

زمان اجراي پروژه:
در بهمن ماه سال 1389 امكانات سخت افزاري سامانه ديجيتال مركزي خريداي و به موازات آن فضاي فيزيكي آرشيو مهيا شد. همچنين طراحي ساختاري درختي آرشيو آغاز و به صورت رسمي از مرداد سال 90 با استقرار نيروي مشخص آرشيو در ورود اطلاعات و منابع عكس و تصوير و صورت آغاز شد كه محدوده زماني پوشش منابع آرشيو شامل تمامي منابعي است كه از سال 1373 (پايه اول به سازمان بنا نهاده شد) تاكنون به صورت پراكنده در بابكاني؟؟؟؟؟ سمعي و بصري دفتر روابط عمومي ستاد مركزي و استان ها (ادارات كل حمل و نقل و پايانه ها و راه و شهرسازي) و بايگاني شخصي همكاران وجود داشته است، جمع آوري و با فايل ديجيتال تبديل شده به طوري كه تاكنون بيش از 62 هزار قطعه عكس، 61 هزار دقيقه فيلم و صوت در قالب فرمت هاي VHS، بتاكم، يوماتيك، DVC، DVD، VCD و نوارهاي كاست صوتي و ساير فرمت ها بود. به فرمت ديجيتال درآورده و در هاردديسك و نوارهاي مغناطيسي (Lto) ذخيره و قابل بازيابي و جستجو به شيوه هاي نوين آرشيو مي باشد.

آرشيو برنامه هاي مرتبط با صدا و سيما:
در گذشته شيوه ضبط برناه هاي صدا و سيما به گونه اي بود كه به صورت موردي و در صورت اطلاع از حضور مسئولان در برنامه راديويي يا تلويزيوني، آن برنامه ضبط مي شد و يك نسخه به ذينفعان تحويل مي شد اما اكنون اين امكان ايجاد شده است كه حتي برنامه هاي استاين نيز ضبط و در كمتر از 12 ساعت در سازمانه آرشيو با قابليت جستجو موضوعي، تاريخي و نام اشخاص و افراد مرتبط با برنامه، قرار مي گيرد دسترسي به منابع از طريق شبكه.

با هدف تسريع و ايجاد تمهيدات دسترسي كاربران به آرشيو در فضاي خارج از محل استقرار آرشيو، از ابتداي سال 91، سامانه آرشيو تحت شبكه فعاليت خود را آغاز كرده و سطح دسترسي به گونه اي است كه كاربران پس از دريافت نام كاربري و رمز عبور از مركز آرشيو مي توانند به منابع آرشيو دسترسي داشته باشد و نسبت به رويت و حتي ذخيره عكس و فيلم اقدام كنند و همچنين از طريق ثبت سفارش در اين سامانه، هر نوع فيلم و عكس با كيفيت بالاتر از كيفيت منابع موجود در آرشيو را درخواست نمايند.