شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)- بارها در گردهمائی های مختلف دیده و شنیده ایم که مدیران روابط عمومی در سازمان های خود از جایگاه شایسته ای نسبت به سایر مدیران آن سازمان برخوردار نیستند ولی غافل از این موضوع هستند که خود بایستی در استحکام جایگاه روابط عمومی در سازمان کوشش و ممارست نمایند.

همانگونه که می دانید فعل روابط عمومی کیفی ست و اثبات عملکرد خوب و موثر روابط عمومی ها از سوی مدیران روابط عمومی بسیار دشوار است البته راهکارهای بسیاری برای حل این مشکل وجود دارد که در اینجا به یکی از موثرترین آنها اشاره می کنم.

همانگونه که ذکر شد عملیاتی که روابط عمومی ها در طول سال انجام می دهند قالبا کیفی ست و قابل سنجش با اعداد و ارقام نمی باشد. بطور مثال در طول سال تبلیغات بسیاری بمنظور معرفی خدمات هر سازمان صورت می گیرد و در جلسات کنترل عملکرد، مدیرانی سربلند و با اقتدار به ارائه عملکرد می پردازند که قبلا مستندات خوبی جمع آوری و آماده کرده باشد.

 این مستندات می تواند نمودار مقایسه ای میزان افزایش درآمد، نمودار مقایسه ای تعداد مشتریان، نمودار مقایسه ای میزان تراکنش های بانکی و یا بازدید مشتریان از کالاها و دیگر آیتم ها باشد. از سوی دیگر برنامه های عملیاتی صورت گرفته در حوزه روابط عمومی نظیر میزان هزینه ای تبلیغات، برگزاری نمایشگاه ها، همایش ها، نظرسنجی ها و غیره نیز از دیگر مواردی می باشد که بایستی به آنها توجه کرد.

 تمامی این موارد بایستی هر روز توسط کارشناس مربوطه رصد و به صورت ماهانه به مدیران روابط عمومی و هر سه ماه یکبار به مدیران ارشد گزارش شود و تاکید می شود به همراه ارائه گزارش توضیحات تکمیلی به صورت شفاهی نیز ارائه شود. لزوم جمع آوری و ارائه گزارش عملکرد علاوه بر تثبیت جایگاه روابط عمومی به دوعلت مهم می باشد:

1- جمع آوری بانک اطلاعاتی برنامه عملیاتی گوناگون تبلیغاتی باتوجه به استراتژی های مختلف سازمان در سال های گذشته بمنظور بهره برداری مدیران روابط عمومی بعدی
2- کمک به تهیه و تدوین گزارش عملکرد سالانه روابط عمومی در سال های آتی مانند تهیه نمودارهای مقایسه ای

محمود احمدی

مدیر روابط عمومی باشگاه پیام