شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)- امروزه شیوه منطقی و اثربخش صحبت و ارتباط با مخاطب یکی از بزرگترین چالش های پیش روی هر شرکت می باشد.
مشتریان شما به تمامی آنچه برای آنها می‌گویید یا می‌نویسید پاسخ مثبت یا منفی می‌دهند یا به طور کل به آن پاسخی نمی‌دهند. پس بیایید نحوه درک و شناخت بهتر مخاطب را بررسی کنیم.

در ابتدا، باید از طریق صحیح و به میزان کافی به مخاطب مورد نظر نزدیک شوید تا از این راه درباره آنها اطلاعاتی به دست بیاورید. از خود بپرسید که عکس العمل آنها به پیام مورد نظر شما ممکن است چه باشد. به علاوه فکر کنید که به چه شکلی دوست دارید تا حرف خود را بزنید. با در نظر گرفتن خود به جای مشتری، به این بینش دست خواهید یافت که آنها می‌خواهند چه چیزی را بدانند و دوست دارند که چگونه با آنها برخورد بشود.

امتیازات و مزایایی که مخاطب پایانی دریافت می‌کند را در نظر داشته باشید. انتخاب واژگان و طول پیام (همیشه سعی کنید که کلامتان به خلاصه ترین شکل ممکن باشد) به مخاطبتان نشان می‌دهد که چه میزان از اندیشه و اهمیت در ورای پیام شما، چه پیام گفتاری و چه نوشتاری، پنهان است.

مخاطبان متشکل از افراد هستند، و از پنداشت‌ها و نظرات متفاوتی برخوردارند. اگر به مخاطب خود نشان دهید که به آنچه به آنها انتقال می‌دهید اهمیت زیادی داده‌اید، متعاقباً این امر به آنها نشان می‌دهید که برای آنها ارزش و احترام بالایی قائل هستید.

جهت جلوگیری از فهم، درک و تعبیر نادرست از پیام‌ها، زبانی را انتخاب کنید که مخاطب شما به خوبی آن را می‌فهمد. پیش از ارتباط با مخاطب، به افرادی که اجتماع مخاطبین را می‌سازند بیاندیشید. از خود بپرسید:

• مخاطب کیست؟
• چرا برای آنها می‌نویسم یا سخنرانی می‌کنم؟
• از مخاطب می‌خواهم تا چه چیزی را بداند یا انجام دهد؟
• آنها پیش از این درباره این مسئله چه می‌دانند؟
• میزان شناخت و درک آنها از موضوع چقدر است؟
• نگرش احتمالی آنها به این موضوع چیست؟
• چگونه می‌توانم به نیازها و نگرش‌های مخاطبینم احترام بگذارم؟
• مخاطبم می‌خواهد که به چه چیزی دست پیدا کند؟
• چه رابطی به بهترین شکل با پیام همخوانی دارد- ایمیل، نامه، یادداشت، گزاراش، پیشنهاد، تماس تلفنی و .....
• چه فرمت یا قالبی برای مخاطب مناسب است و با پیام همخوانی دارد؟

سپس، برای آخرین قدم پیش از ابلاغ پیام، ایده‌های خود را مرتب و سامان‌دهی نمایید. این کار نشانه واقعی احترام به مخاطب است. نشان دهید که برای وقت و توجه آنها ارزش قائل هستید. برنامه‌ریزی کنید که اطلاعاتی که ارائه می‌دهید برای آنها کاملاً مفهوم و معنادار باشد. الگوی سازمانی شما ممکن است که به هر صورتی در بیاید (دارای تسلسل زمانی، از درون به بیرون، از بالا به پایین و ...). هدف شما حصول اطمینان از این است کسی که زمینه موضوعی مورد نظر شما برای او ناشناخته است، به خوبی آن را از ابتدا درک کرده و بفهمد. در پایان، با رویکردی مثبت و با هدف مشخص به وظیفه و کار خود نزدیک شوید. در ابتدای امر، این کار کمی کاربر و زمانبر است، اما آنچه را که به آنها اشاره شد را به درستی به کار ببندید و همیشه موفق باشید.
 

منبع مرجع: شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)

گروه ترجمه شارا