شبکه اطلاع رسانی روابط‌عمومی ایران (شارا)-|| البته وجود چنین پیشرفت‌هایی باعث نمی‌شود که سازمان‌ها در مقابل روند پیشرفت سریع قرن حاضر ایمن شوند. علت این امر آن است که تکنولوژی اطلاعات (نه تنها اینترنت بلکه وسایل الکترونیک قابل حمل، داده‌های بسیار زیاد در قالب فشرده و سایر نرم‌افزارها و سخت‌افزارهای کامپیوتری) حتی باعث خواهد شد که برخی از حرفه‌ای‌ترین فرآیندهای تجاری امروز، تا پایان این قرن منسوخ شوند.

 من سه فرصت بزرگ در این زمینه می‌بینم:

 1- کار کردن با وجود مرزهای سازمانی و جهانی. طی یک دهه گذشته، اینترنت زندگی ما را به تدریج تغییر داد؛ اما سازمان‌ها به استفاده از تکنولوژی اطلاعات به منظور طراحی مجدد کار با وجود مرزهای سازمانی و جهانی به کار خود ادامه می‌دهند. به عنوان مثال، فورد فرآیند توسعه جهانی محصول خود را مهندسی مجدد کرد تا بتواند همه بخش‌ها را درگروه خود حفظ کند. همان‌طور که قبلا هم گفته‌ام، افراد نیاز به انگیزه و حرکت رو به رشد دارند.

 سازمان‌ها در حال طراحی مجدد فرآیندهایی هستند که با تکنولوژی‌هایی که فعلا وجود دارد مثل ایمیل و کنفرانس تلفنی از سد محدودیت‌های سازمانی بگذرند. آنها از روش‌هایی که از مد‌ت‌ها قبل جا افتاده‌اند، استفاده می‌کنند؛ مثل اشتراک گذاری داده‌ها، استانداردها و الگوهای آنلاین و به کارگیری تیم‌هایی که فرآیندهای جدید را طراحی و برنامه‌ریزی کنند. روش قدیمی بهسازی که در آن همه در برنامه‌ریزی فرآیند از ابتدا تا انتها دخیل بودند، امکان ایجاد تیم از سازمان‌های مختلف را سخت می‌کند.

 2- طراحی مجدد کار مبتنی بر دانش. کارهای بسیار ساختاری که نیاز به مهارت و تحصیلات چندانی ندارند (مثل کارهای اجرایی) در بسیاری از شرکت‌های کشورهای توسعه‌یافته در حال کمرنگ شدن هستند، یا اتوماسیون جای این‌گونه مشاغل را گرفته است، یا برون‌سپاری می‌شوند یا به کشورهای دیگری منتقل می‌شوند. اکنون تماس‌های ساده مشتریان مانند چک کردن حساب بانکی یا تایید پرواز به طور روزافزون توسط پاسخگوی اتوماتیک انجام می‌شود یا انجام آن در اینترنت توسط خود شخص امکان‌پذیر است.

شغل‌هایی که تقاضا برای آن وجود دارد شامل مواردی است که نیاز به فراست، حل مشکل یا هوش احساسی، مهارت‌های ارتباطی و کار تیمی دارد مانند تشخیص شرایط یک بیمار. سایر مشاغل نیز رفته رفته تحلیلی‌تر می‌شوند؛ چرا که وجود حجم عظیم داده‌ها، اطلاعات بیشتری را برای تصمیم گیری در اختیار کارکنان قرار می‌دهد. به عنوان مثال، مدیران برند در شرکت پی‌اند جی از طریق رسانه‌های اجتماعی به طور پیوسته درباره رضایت مشتریان فیدبک دریافت می‌کند.

 اما طراحی مجدد فرآیند کار مبتنی بر دانش، بسیار مشکل‌تر از بهبود کار اجرایی است. زیرا در کار اجرایی، کارکنان باید خود را به مجموعه‌ای از کارهای استاندارد تطبیق دهند که از قبل توسط متخصصان تعریف شده است.

 3- سرعت. با تغییرات بسیار سریعی که در تکنولوژی، رقابت، مقررات و جهانی شدن در حال وقوع است، زمان فرآیندهای مربوط به کسب‌وکار تقریبا به نصف کاهش می‌یابد.

 مدیران باید به جریان اطلاعات سرعت دهند تا امکان تصمیم‌گیری سریع‌تر در تمام سطوح فراهم شود، از بالاترین سطح تا پایین‌ترین. به عنوان مثال، اعضای تیم اجرایی تینک فایننس که یک شرکت پیشرو در تولید محصولات مالی است و از بزرگ‌ترین شرکت‌های خصوصی است که بیشترین رشد را دارد، هر روز دور هم جمع می‌شوند تا کارآیی روز خود را مرور کنند.

کن‌ریز، مدیرعامل شرکت در این باره می‌گوید «در محیطی مثل محیط کار ما که تغییرات به سرعت صورت می‌گیرد، مسائل زیادی هست که باید نگران آن باشیم. با توجه به حجم انبوه کار و اینکه تیم مدیران هر روز نتایج کار خود را بازنگری می‌کنند، به ما کمک می‌کند مطمئن شویم که در حال رشد هستیم و با توجه به این امر که در شرکت ما مسائل به سرعت حل می‌شوند، این موضوع خیال مرا راحت می‌کند که همه چیز به خوبی پیش می‌رود و نیازی به دخالت از طرف من وجود ندارد. البته تمهیدات دیگری نیز وجود دارد که ما با هدف شکستن سلسله مراتب و بهبود ارتباطات (هم از بالا و هم پایین) آنها را وضع کرده‌ایم تا کارمندان را به تغییرات مداوم به عنوان یک روش استاندارد عادت دهیم طوری که آنها تغییر را یک فرآیند آزار دهنده نبینند.»

 در گذشته، برنامه و بودجه سالانه شرکت‌ها حالت استاتیک داشت. اما اکنون شرکت‌هایی مثل تامین‌کننده خدمات درمانی «تداکر» فرآیند بودجه بندی خود را کنار گذاشته است و آن را با جلسات سه ماهه جایگزین کرده است که در آن تیم‌های عملیاتی به بازبینی کارآیی و پروژه بهبود فرآیند می‌پردازند. بهبود مداوم فرآیندها روشی است که شرکت‌های امروز با آن به مصاف دشواری‌های بازار می‌روند.

 شرکت‌های امروز باید بتوانند تغییرات فرآیندی را طی چند روز یا چند هفته به انجام رسانند، نه طی چند ماه یا چند سال.

 طی یک دهه گذشته، فرصت رشد برای سازمان‌ها چند برابر شده است و ما باید برای دستاوردهایی که روش‌های بهبود فرآیند در دهه 90 را ایجاد کردند، خوشحال باشیم.