شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)- ذیلاً پنج نکتۀ کلیدی ذکر می‌شود که موقع تدوین ابتکارات روابط عمومی می توان از آن استفاده کرد. اینها نه تنها برداشت اعضاء از شما را بهبود می‌بخشد بلکه در ایجاد آگاهی نسبت به محصولات و خدمات، به شما کمک می‌کند.

1- پژوهش‌تان را انجام دهید
بیایید با آن روبرو شویم – مردم حرف شان را می‌زنند. اعم از این که خوب باشد یا بد، اگر از پیش از آنچه که آنها دربارۀ شما می‌گویند آگاهی دارید، دسترسی به اعضاء به مراتب ساده‌تر است. نظرخواهی دربارۀ رضایت اعضاء ثابت شده که برای تلاش سازمان جهت بهبود سهمش در بازار ارزشمند بوده است. در واقع، در دنیای امروز که تحت تأثیر فناوری است، مردم انتظار دارند که عقایدشان پرسیده شود.

همچنین حائز اهمّیت است که دیگران را در جریان خبرها و جهت گرایش موضوعات در صنعت قرار دهید. اگرچه ممکن است صرفاً افزودن کار دیگری به فهرست کارهای شما باشد، امّا به بهتر – و هوشمندانه ‎تر – شدن تصمیمات شما و نیز یافتن تهدیدات و فرصت‌ها به موقع یا قبل از موقع کمک می‌کند.

2- رسانه‌های مورد نظر خود را شناسایی کنید
برقراری ارتباط به نقش‌آفرینان رسانه‌های برجسته و اطّلاع از بهترین شیوه‌ها برای مرتبط شدن با آنها برای حصول اطمینان از این که موسسه شما در درازمدّت بالنده خواهد شد، ضرورت دارد. امّا، قبل از آن که دکمۀ ارسال را برای فرستادن اوّلین بیانیه مطبوعاتی خود بزنید، باید ایستگاه‌های رسانه‌ای صحیح را برای این کار بیابید. این با ایجاد فهرستی شروع می‌شود که شامل روزنامه‌نگاران مورد نظر، اطّلاعات تماس با آنها و نام مجلّه، روزنامه یا وبسایتی می‌گردد که برای آن می‌نویسند.

3- پیام‌رسانی واضح و هماهنگ و منسجم تدوین کنید
روزنامه‌نگاران هر روزه مقادیر قابل توجّهی اعلامیۀ مطبوعاتی در صندوق واردات خود دریافت می‌کنند، امّا متأسّفانه، اکثر آنها روانه سطل زباله می‌شود. برای حصول اطمینان از این که اعلامیۀ مطبوعاتی شما مورد توجّه و عنایتی قرار گیرد که شایستۀ آن است، مطمئن شوید که پیام‌هایی را تدوین کنید که می‌دانید پر از مخاطبان مورد نظر است و شما را از رقبایتان متمایز می‌سازد. کلید کار درج محتوایی است که جاذب، مهمّ و دارای ارزش خبری باشد همچنین، به خاطر داشته باشید که از زبان ساده و همه‌فهم استفاده کرده، از زبان غیرلازم فنّی و بحث روز پرهیز کنید. اگر اعلامیه مطبوعاتی شما پر از کلام مدیریتی باشد که پیامی واضح را منتقل نمی‌کند، محتملاً هرگز انتشار نخواهد یافت.

4- ارزیابی رقابت و ایجاد تغییرات لازم
از تعدیل راهبرد خود برای بهینه سازی و رسیدن به بهترین نتایج خوف نداشته باشید. ابتکارات مؤسّسات رقیب را ارزیابی نمایید. راهبردهای آنها چیست؟ خدمات خود را چگونه ترویج می‌دهند و اعضاء یا مشتریان خود را چگونه آگاهی می‌بخشند؟ با ارزیابی رقابت خود، به آسانی می‌توانید آنچه را که سبب منحصر به فرد بودن محصول یا خدمت شما می‌شود برقرار سازید و بنابراین تعیین کنید که چه صفاتی را باید پررنگ‌تر جلوه دهید تا بازار مورد نظر را بیشتر و افزون‌تر جذب نماید. به هر حال، مایلید محتوایی را تسلیم نمایید که نه تنها منحصر به فرد بودن محصولات و خدمات شما را ترویج دهد، بلکه اعضاء وفادار را جذب و حفظ کند.

5- تدوین نقشه‌ای جامع
نمی‌توان بی مقدّمه به ارتباطی مؤثّر مبادرت کرد. نقشۀ سنجیدۀ روابط عمومی رشد شما را میسّر خواهد ساخت، اعتباری ایجاد خواهد کرد و به مخاطبان کلیدی خواهد فهماند که شما از چه نظر از رقبا پیش هستید. با تحلیل سناریوی فعلی و شناسایی نقاط قوّت، نقاط ضعف خود و فرصت‌ها و تهدیدها شروع کنید. این چهار جنبه به شما کمک خواهد کرد که تعریف کنید امروز جایگاه شما کجا است، به چه جهتی رهسپار است، چگونه می‌توانید آن را بهبود بخشید و وضعیت آن نسبت به رقبا چگونه است. از اینجا، شما می‌توانید اهداف قابل سنجش و قابل حصول تعیین کنید که در طیّ یک دورۀ شش ماهه یا یک ساله به آن نائل گردید.

به خاطر دشته باشید نقشۀ جامع روابط عمومی یک شبه تکامل نمی‌یابد. مستلزم گذر زمان و تفکّر خلّاق و انتقادی است. امّا، با آغاز کردن با این پنج رهنمود، قادر خواهید بود خود را در مسیر موفّقیت قرار داده، نهایتاً به آنجا منجر می‌شود که محصولات و خدمات شما در معرض دید مخاطبان مورد نظر که مجذوب آن شده‌اند قرار می‌گیرد.

منبع مرجع: شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)