شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)-  در سازمان و در گروه، ارتباطات نقش عمده­ای ایفا می­ کند: کنترل، ایجاد انگیزه، ابراز احساسات و اطلاعات.

 به چند طریق می­ توان از طریق ارتباطات رفتار اعضا را کنترل کرد. در سازمان سلسله مراتب اختیارات و دستورالعمل­ ها یا رهنمودهای رسمی وجود دارد که کارمند باید آن­ها را رعایت کند. برای مثال هنگامی که کارکنان باید شکایت خود را به سرپرست مستقیم خود بدهند یا هنگام انجام کار که باید طبق شرح وظایف عمل کنند و یا سیاست ­های شرکت را به اجرا در آورند، ارتباطات به عنوان یک عامل کنترل کننده به حساب می ­آید.

ارتباطات غیررسمی هم رفتار افراد را کنترل می­ کند. هنگامی که اعضای گروه فردی را که بیش از حد تولید می­ کند مورد تمسخر قرار می­ دهند، در واقع ارتباطات غیررسمی برقرار می­ شود و رفتار عضو کنترل می ­گردد. از طریق مشخص کردن آنچه کارمند باید انجام دهد، شیوه ه­ای که کار باید انجام شود و تعیین پاداشی که به عملکرد تعلق می ­گیرد، ارتباطات می ­تواند پدیده انگیزش را تقویت کند. تعیین هدف­ های ویژه، بازخور نمودن نتیجه پیشرفت و تقویت رفتارهای مطلوب، همگی موجب تقویت انگیزش افراد می­گردد، که برای حصول آن از ارتباطات استفاده می­ شود.

برای بسیاری از کارکنان، گروه کاری تنها منبعی است که می ­توان بدان وسیله ارتباط اجتماعی برقرار کرد. ارتباطی که در درون گروه صورت می­ گیرد یکی از ابزارهای اصلی است که اعضا به وسیله آن میزان استیصال و نوع احساسات خود (در مورد رضایت یا نارضایتی از کار) را ابراز می­ نمایند. بنابراین ارتباطات راه را برای ابراز احساسات هموار می­ سازد و بدین گونه نیازهای اجتماعی تامین می­ گردد. آخرین نقشی که ارتباطات در سازمان و گروه ایفا می ­کند، مربوط به نقشی است که در فرایند تصمیم گیری به عهده دارد. از طریق سیستم ارتباطی، اطلاعات مورد نیاز افراد و گروه به آن­ها داده می­ شود و با توجه به داده­ های انتقال یافته، راه ­ها شناسایی شده و مورد ارزیابی قرار می­ گیرند (رابینز، 1389).

کارکرد اساسی ارتباطات را عموما تاثیر بر دانش و رفتار گیرنده پیام از طریق اطلاع رسانی، راهنمایی، قانون­مند کردن، اجتماعی کردن، تشویق و ترغیب می ­دانند (باکر، 2000).

نیهر[1] در سال 1997 به تعریف کارکردهای اولیه ارتباطات سازمانی می ­پردازد:
جلب توافق( همکاری)؛
رهبری، انگیزش و نفوذ؛
معنا کردن/ مفهوم بخشی؛
حل مسئله و تصمیم گیری؛
مدیریت بحران، مذاکره و چانه زنی؛

نیهر به جای تمرکز بر کارکردهای منفرد ارتباطات، کارکرد مجموعه روابط سازمان را مورد توجه قرار داده و مجموعه وظایف اطلاع رسانی، راهنمایی و قانون­مند کردن را در یک مجموعه گردهم می­ آورد. او همچنین بر کارکردهای اصلی ارتباطات سازمانی از قبیل مدیریت بحران، تشخیص مشکلات و حل آن­ها، مدیریت مذاکرات و چانه زنی تاکید بیشتری دارد (نیهر، 1997).

میرز و میرز[2] معتقد به سه کارکرد اولیه ارتباطات به شرح زیر هستند:
1. هماهنگی و نظام­مند کردن عملیات تولیدی: این کارکرد در طول زمان دستخوش تغییرات بوده است. در بسیاری از سازمان­ها وظایف پیچیده­تر شده و کمتر از قبل تکراری می­ باشد. نتیجتاً دیدگاه­ های بروکراتیک ارتباطات سازمانی دیگر نمی­ تواند کافی باشد. در عملیات تولیدی، لازم است روابط بین کارگری پویا، دو سویه و افقی بوده و روابط بین مدیران و کارگران غیر تکراری، دو سویه و عمودی باشد. به این ترتیب هرگاه ارتباطات ابزار هماهنگی و نظام­ مندی باشد، به پدیده­ای مشکل تر، پیچیده­ تر و مهمتر بدل خواهد شد.

2. اجتماعی کردن: کارکرد اجتماعی کردن ارتباطات به روابط انسان­ها سازمان­ها مربوط می ­شود، بدین معنی که دستیابی به مجموعه اهداف سازمان مستلزم هماهنگی موثر فعالیت ­های مختلف سازمانی است. این کار ممکن نمی­ شود، مگر از طریق نفوذ در قلوب و اذهان اعضای سازمان. استفاده از ارتباطات برای اجتماعی کردن اعضای سازمان منوط به تقویت ارزش­ های سازمانی، تلفیق اهداف فرد و سازمان، ایجاد فرهنگ و فضای مناسب سازمانی است. در این حالت ارتباطات اعضا و رهبران سازمان نه یک سویه و از بالا به پایین، که دوجانبه می­ باشد.

3. نوآوری: ارتباطات نه تنها در بهبود کنترل و هماهنگی سازمان موثر است، بلکه موجب افزایش نوآوری نیز می ­گردد. بهره گیری از ارتباطات برای بالا بردن نوآوری مستلزم ارتباطات قوی و آزاد در داخل و خارج سازمان است (جاجی زاده، 1384).

 

1. Neher
2. Myers & Myers