شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)- ارسال خبرنامه یکی از ابزارهای روابط عمومی برای اطلاع رسانی است. این ابزار با ورود تکنولوژی های جدید ارتباطی در روابط عمومی ها متحول شده است. بهره مندی از خبرنامه های الکترونیکی علاوه بر صرفه جویی در هزینه های چاپ و کاغذ، به سرعت اطلاع رسانی افزوده است.

اگرچه خبرنامه های الکترونیکی نیز با هدف خبرنامه های معمولی منتشر می شوند اما به سبب ماهیت فضای وب، اقتضائات خاصی دارند که در این نوشتار قصد داریم به نکات مهم تولید و انتشار این خبرنامه ها اشاره کنیم:

1. آن را ساده نگه دارید
خبرنامه های ایمیلی نیازمند شفافیت و اختصار هستند. هرگز آنها را شلوغ نکنید.

2. محتوا هنوز پادشاه است
ابتدا نقشه ای کامل از آنچه می خواهید در یک دوره چند ساله مطرح کنید، طراحی کنید و سپس بر اساس آن نقشه، محتوای خود را تولید و منتشر نمایید.

3. کم زیاد است
عموما سر مردم شلوغ است. مقالات خود را کمتر از 400 کلمه بنویسید. این بدین معنا نیست که دقیقا 400 کلمه به کار ببرید. در واقع هرچه کمتر بنویسید بیشتر خوانده می شود.

4. پیش از انتشار تایید بگیرید
اگر شما مسئول نگارش خبرنامه الکترونیکی هستید، همیشه از کسی بخواهید که پیش از اینکه خبرنامه را ارسال کنید آن را مطالعه کند.

5. یک لینک آنلاین روی آن قرار دهید
همیشه یک مطلب آنلاین درباره محتوای خبرنامه در سایت خود قرار دهید و لینک آن را روی خبرنامه الکترونیکی قرار دهید تا افراد بتوانند در صورت تمایل به طور مستقیم به سایت شما مراجعه کنند.

 
6. همیشه ایمیل نکنید
درست است که امروزه بیشتر توصیه می شود که از خبرنامه های ایمیلی استفاده کنید اما گاهی اوقات نیز لازم است که آن را به صورت چاپی منتشر کنید.

7. عکس های خوب استفاده کنید
یک عکس می تواند به ارتباطات فرد به فرد بسیار کمک کند. از عکسی استفاده کنید که بیشتر آن را دوست دارید و بیشتر به شما شبیه است.

8. صفحات فرود
راه دیگر برای ارزیابی اثربخشی خبرنامه الکترونیکی، ایجاد صفحات فرود ویژه برای خبرنامه تان است. اگر این کار را انجام دهید می توانید به راحتی با استفاده از آنالیتیکس (برنامه تحلیل آمار سایت) بررسی کنید که چه تعدادی از خوانندگان خبرنامه شما بر روی لینکی که به آن ها داده اید کلیک کرده اند.

9. از کارت ویزیت ها نیز استفاده کنید
وقتی شخصی را ملاقات می کنید، به طور معمول شما از وی اطلاعات تماس می گیرید و این کار معمولا با درخواست کارت ویزیت انجام می شود. پس از دریافت کارت ویزیت می توانید از مخاطب خود سوال کنید که آیا مایل است که برای او خبرنامه الکترونیکی ارسال شود.

10. هرگز پایگاه داده ایمیل هایی که خبرنامه دریافت می کنند را به اشتراک نگذارید
اگر آدرس ایمیل هایی که به آنها خبرنامه را ارسال می کنید در قسمت «To:» قرار گرفته باشد، همه می توانند متوجه شوند که شما برای چه کسانی ایمیل ارسال کرده اید. بنابراین برای اینکه اعتبار حرفه ای خود را از دست ندهید از انجام این کار به شدت خودداری کنید.

11. مرده یا زنده؟
وقتی به ارسال ایمیل برای یک گروه از افراد ادامه می دهید، به تدریج در می یابید که برخی از ایمیل ها علاقه ای به چک کردن خبرنامه های شما ندارند یا آنها را اسپم کرده اند. حتی گاهی می بینید که به سرعت از سایت شما خارج می شوند و این باعث می شود که سرویس دهندگان ایمیل شما را به عنوان یک اسپمر قلمداد کنند. لذا سعی کنید ایمیل هایی که این رفتار را انجام می دهند از فهرست خود خارج کنید.

12.از مخاطبان خود ایمیل شان را دریافت کنید
بسیاری از مشتریان خوشحال خواهند شد که فرم هایی را پر کنند که شما برایشان ایمیل های مرتب ارسال کنید.

13. لینک لغو خبرنامه را در انتهای آن قرار دهید
در پایین هر خبرنامه لینک حذف از سیستم را قرار دهید تا کسانی که نمی خواهند خبرنامه را دریافت کنند به جای قرار دادن آن در اسپم، آن را لغو نمایند.

14. از چه کسی دریافت می شود؟
بر اساس قانون اسپم با نام ASI (اطلاعات دقیق ارسال کننده) باید به طور شفاف در ایمیل شما نشان داده شود. بنابراین اطلاعات کامل و شفاف شرکت خود را شامل جزئیات تماس از طریق اینترنت و آدرس خود را در قسمت بالای خبرنامه تان درج کنید

15. اندازه ایمیل بسیار با اهمیت است
اندازه یک خبرنامه نباید از 200 کیلوبایت بیشتر باشد. من معمولا توصیه می کنم از خبرنامه های 50 کیلوبایتی استفاده کنید.

16. اولویت بالا را در گزینه های ارسال ایمیل فعال نکنید
اگر خبرنامه ای را ایمیل می کنید هرگز از عملکرد اولویت بالا برای ارسال آن استفاده نکنید. این کار به شدت اعتبار شما را کاهش می دهد.

17. استفاده از Bcc برای ارسال خبرنامه
هرگز از «To و CC» برای ارسال خبرنامه ها استفاده نکنید.

18. از ارسال خبرنامه برای افراد ناشناس بپرهیزید
وقتی ایمیلی را برای عده ای «Bcc» ارسال می کنید، قسمت «To» را خالی نگذارید. بهتر است آن را با ایمیل خودتان پر کنید.

19. هرگز قسمت موضوع ایمیل را خالی نگذارید
هرگز پیامی را ارسال نکنید که موضوع آن مشخص نشده است. این ایمیل ها به احتمال زیاد خوانده نمی شوند یا به عنوان اسپم قلمداد می شوند یا اینکه خواننده آن را حذف می کند.

منبع: www.greatlook.com.au/30tips.html