شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)- همانطور که می دانید هدف از برقراری ارتباط رساندن پیام شما به دیگران به صورتی واضح و روشن است که انجام دادن آن مستلزم تلاشی دوسویه توسط هر دو طرف فرستنده و گیرنده پیام است.

ارسال پیام روند یا فرآیندی است که می تواند مملو از اشتباه باشد یعنی پیام های ما غالبا دربردارنده سوء تعبیرهایی توسط گیرنده پیام هستند. وقتی بروز این سوء تفاهم قابل تشخیص نیست می تواند دلیلی باشد بر بروز اشتباهات و ایجاد سردرگمی عظیم یعنی انجام تلاشی بیهوده در فرآیند ارتباطی که به نوبه خود موجب از دست دادن فرصت های موجود می شود.

در حقیقت فرآیند برقراری ارتباط تنها زمانی موفق است که هر دو عامل فرستنده وگیرنده پیام معنی یکسانی دریافت کرده و در نتیجه آن ارتباط برقرار شود. وقتی شما پیامی را با موفقیت ارسال می کنید در واقع تفکر و ایده های خود را به طور موثری انتقال داده اید. اما اگر عکس این قضیه اتفاق بیافتد و نتوانید معنی و مفهوم مورد نظرتان را به صورت موثر انعکاس دهید با شکست ارتباطی مواجه شده اید، درواقع شما با موانعی که در مقابل رسیدن به اهداف شما قرار دارند روبرو می شوید که این اهداف دربرگیرنده اهداف شخصی و شغلی شما می باشند.

در نظرسنجی هایی که اخیرا با موضوع استخدام در شرکت ها با بیش از 50 هزار کارمند، انجام شده است از شاخص مهارت های اجتماعی به عنوان تنها عامل قطعی بسیار مهم در انتخاب مدیران یاد شده است.

 این نظرسنجی که توسط دانشگاه پیتسبورگ کاتز( Pittsburgh’s Katz) انجام شده است نشان می دهد که بالا بودن مهارت های ارتباطی در نوشتن و مکالمات شفاهی که توانایی کارکردهای ارتباطی با دیگران را نشان می دهد، از مهمترین عواملی هستند که به موفقیت شغلی شما کمک می نمایند.

با وجود افزایش اهمیت موجود در مهارت های ارتباطی و توجه به آن، شاهدیم بسیاری از افراد همچنان به روند ارتباطی گذشته خود ادامه می دهند و به نوعی در مقابل تکنیک های ارتباطی جدید مقابله می کنند.

 ادامه دادن با این روش سبب می شود آنها قادر به برقراری ارتباط موثر نبوده و توانایی انتقال اندیشه ها و ایده های مطلوب را نه در ارتباطات شفاهی و نه در ارتباطات نوشتاری نداشته باشند که این ناتوانی به زودی ایجاد رقابتی موثر در محیط کار را نیز برایشان غیرممکن می سازد و در نهایت به پیشرفت های کاری که در اهداف بلند مدت خود تعریف نموده اند دست نخواهند یافت. تمام این موارد به علت ارسال موفق پیام که بزرگترین عامل پیشرفت شما در ارتباطات به حساب می آید، می باشد.

توجه به اهمیت این موضوع بسیار مهم است یعنی شما متوجه روند ارسال پیام خود به مخاطبانتان و دیگر افرادی که پیام به آن ها می رسد شده اید و اینکه چگونه پیام را برای دیگران قابل درک سازید از اهمیت بالایی برخوردار است.

نکته دیگری که در برقراری ارتباط موثر باید به آن توجه نمود ایجاد توازن بین فضای ارتباطی اطرافتان یعنی موقعیتی که در آن قرار دارید و فرهنگ حاکم بر محیط دارد
موانع ارتباطی و اهمیت از بین بردن آن ها موانع ارتباطی می توانند در هر مرحله ای از مراحل برقراری ارتباط (که شامل فرستنده، پیام، کانال ارتباطی، دریافت کننده، بازخورد و زمینه) بروز پیدا کنند یعنی ایجاد خلل در هر یک از این مراحل باعث بروز سوء تفاهم و سردرگمی مخاطب شما می شود.

برای داشتن ارتباطات موثر و برای دریافت منظور اصلی مخاطب از میان اختلال های ارتباطی موجود، هدف شما باید کاهش دادن سوء تفاهمات و رفع موانع ارتباطی در هر مرحله از فرآیند ارتباط باشد یعنی برقراری ارتباطی شفاف، موجز، دقیق، کوتاه و با برنامه ریزی مناسب و شایسته.

فرآیند های ارتباطی را می توان به طرق زیر دنبال نمود:
منبع
به عنوان منبع پیام، شما نیاز به صراحت رفتاری در مورد علت برقراری ارتباط باید داشته باشید و این را بدانید که بدنبال چه چیزی در این ارتباط هستید. برای تحقق این امر اکثر مواقع نیاز دارید اطمینان حاصل نمایید اطلاعاتی که برای ارتباط برقرار کردن دارید سودمند و دقیق هستند.

پیام
پیام به مجموعه اطلاعاتی که شما می خواهید با دیگران به اشتراک بگذارید گفته می شود.

کدگذاری)رمز گذاری)
این یک فرآیند از انتقال اطلاعاتی هست که شما می خواهید برای دیگران فرستاده و به صورت صحیح رمزگشایی نمایید. موفقیت شما در رمزگشایی پیام ارسالی، تاحدی به توانایی شما در انتقال و بیان ساده و شفاف مفاهیم بستگی دارد.

شناخت مخاطبان قسمتی از کلید موفقیت ارتباطی شما هست. عدم موفقیت در فهمیدن اینکه با چه کسی در حال برقراری ارتباط هستید، منجر به انتقال پیام هایی خواهد شد که دربردارنده سوءتفاهم یا سوءبرداشت از مفاهیم ارتباطی هستند.

کانال
پیام ها از طریق کانال های ارتباطی منتقل می شوند که این امر می تواند از طریق ملاقات های رو در رو و کلام شفاهی، تلفن و ویدیو کنفرانس، نامه، ایمیل، یادداشت و تدوین گزارش ها محقق شود.

کانال های ارتباطی متفاوت دارای نقاط قوت، استحکام و نقاط ضعف خاص خود هستند برای مثال، وقتی در حال مکاتبه با یک نفر از طریق ایمیل هستید انتقاد تند شما از وی خیلی سریعتر از آنی که بیاندیشید موجب بروز مشکل در برقراری ارتباط خواهد شد.

رمز گشایی
رمزگشایی موفق از پیام دریافتی یک مهارت ارتباطی به شمار می آید، در واقع رمزگشایی موفق شامل صرف کردن زمان برای خواندن پیامی با دقت یا گوش دادن هوشیارانه به آن است. رمزگشایی و فهمیدن پیام نیاز به دانش کافی در این زمینه دارد. رمز گذاری و رمزگشایی اشتباه، هر دو می توانند عاملی برای ایجاد سوء تفاهم و سردرگمی در مخاطب ما شوند.

دریافت کننده
پیام شما بدون شک به افراد خاصی ازمخاطبان شما منتقل می شود یعنی شما در ذهن خود آرزو می کنید که عمل یا عکس العملی که نشان می دهید از طرف مخاطبانتان به درستی فهمیده خواهد شد.

اگرچه هرکدام از افرادی که در فرآیند ارتباطی با شما وارد می شوند دارای ایده ها و احساساتی هستند که بدون شک بر فهم آن ها از پیام دریافتی و متقابلا پاسخ ها و واکنش هایشان تاثیر خواهد گذاشت. پس به عنوان کسی که در پی برقراری ارتباطی موفق می باشید، باید این موارد را قبل از انتقال پیام خود در نظر بگیرید و به نحو مناسب عمل کنید.

بازخورد
به یاد داشته باشید که مخاطبان شما، با بازخوردهای رفتاریشان یعنی عکس العمل های شفاهی و غیرشفاهی در مقابل پیام های ارسالی، میزان حمایت شان را از شما نشان خواهند داد.

به این بازخوردها توجه ویژه ای داشته باشید، چرا که تنها چیزی که در برقراری ارتباط به شما دلگرمی می دهد دانستن این است که مخاطبان شما متوجه پیام های ارسالی شده اند. یادمان باشد اگر متوجه وجود سوءتفاهم در برقراری ارتباط شدیم، این فرصت را داریم که دفعه بعد پیام ارسالی جدید ما برای رفع ابهامات گذشته باشد.

متن (زمینه)
موقعیتی که پیام شما در آن منتقل شده است را زمینه یا متن می گویند یعنی محیط و بستر فرهنگی که درآن قرار دارید (فرهنگ سازمانی، فرهنگ بین المللی و مواردی از این قبیل).

ازبین بردن موانع در تمام این مراحل
برای ارسال پیام های تاثیرگذار، شما باید به شکستن موانعی که در هر یک از مراحل فرایند ارتباطات وجود دارد اقدام نمایید.

بیایید با خود پیام شروع کنیم، اگر پیام شما بیش از حد طولانی، بی نظم و یا دارای خطا باشد، می توانید انتظار آن را داشته باشید که پیام ارسالی به اشتباه گرفته شده و بد تفسیر شود. استفاده از فقر زبان کلامی و زبان بدن نیز می تواند موجب ارسال پیام اشتباه شود.

زمانی که سطح دسترسی به اطلاعات پایین باشد به همان نسبت امکان ایجاد شک و شبه در مورد موضوعی مشخص وجود دارد. به همین علت و با در نظر گرفتن جوامع پرازدحام امروزی بهتر است به فکر برطرف نمودن نیازهای به روز افراد جامعه باشیم.

وقتی به این موضوع فکر کنید و با تمام وجود آن را لمس و درک نمایید آن وقت است که نیاز به فهم فرهنگ مردم جامعه تان را پیدا می کنید این بدین معنی است که شما می توانید پیام خود را به افرادی با پیشینه و فرهنگ های متفاوت در سازمانی که کار می کنید، کشوری که در آن زندگی می کنید و حتی زمانی که به کشوردیگری مهاجرت می نمایید ارایه کنید.

منبع: Mind Tools
www.mindtools.com