شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)- فن‌ بیان در گفتار و نوشتار، یک هنر متقاعدسازی باستانی و قدیمی است. در طول سال‌های متمادی، سیاست‌مداران و مبلغان باعث بدنام شدن این مهارت شده‌اند.

برخی با آن به مثابه پیچاندن و دور زدن حقیقت و یا حتی شیوه‌ی ارتباطی غیراخلاقی و نوعی حقه‌بازی، برخورد می‌کنند. در حالی که فن‌ بیان چیزی نیست جز برقراری ارتباط و متقاعدسازی شفاف و موثر. فن‌ بیان راهی است برای عمیق شدن در یک موضوع و بیان شفاف نظرات و ایده‌ها و به اشتراک گذاشتن دانش خود با دیگران.

فن بیان ۵ قانون کلی دارد. اگر چه وضع‌کننده اصلی و دقیق این قوانین نا شناخته است، ولی عمدتاً به آریستوتتل، متفکرین و فلاسفه‌ی دیگری از عصر کلاسیک نسبت داده شده‌اند. این ۵ قانون کلی عبارت‌اند از:

ابداع و ابتکار
تنظیم
سبک
به خاطر سپردن
رساندن پیام

این ۵ قانون، چارچوبی برای سازماندهی سخنان و نظرات شما ارائه می‌کند که بتوانید آنها را به شکل مؤثرتری به گوش مخاطبان خود برسانید.

چرا باید فن‌ بیان را بیاموزیم
به چندین دلیل آموختن و درک اصول پایه‌ای فن بیان اهمیت دارد.
یادگیری استراتژی‌های کلاسیک فن‌ بیان به شما کمک می‌کند تا بتوانید توانایی خود برای ارتباط برقرار کردن با دیگران را ارتقا دهید. فن‌ بیان به شما ابزاری می‌دهد تا با استفاده از آنها بتوانید ارتباط شفاف با دیگران برقرار کنید و نظرات خود را با اشتیاق و توانایی متقاعد کردن دیگران، بیان کنید و به شکل کارآمدی بر دیگران تاثیرگذاری داشته باشید. اگر فن بیان را بیاموزید، می‌توانید با تکنیک‌های متقاعد‌سازی که ممکن است دیگران علیه شما و برای تحمیل کردن نظرشان به شما استفاده کنند، آشنا شوید.

چطور برای برقراری ارتباط با دیگران، قوانین فن‌ بیان را به کار ببریم
در ادامه خواهیم دید که برای اینکه به شکل کارآمدتری با دیگران ارتباط برقرار کنیم، چطور باید از قوانین فن‌ بیان استفاده کنیم.

قانون شماره ۱: ابداع و ابتکار
در این قانون، هدف تحقیق پیرامون موضوع مورد نظر و یافتن بهترین جملات و رویکردها برای متقاعد کردن مخاطبان است که یکی از اساسی‌ترین مراحل در برنامه ریزی برای ارتباط برقرارکردن است.

ابتدا به خوبی در مورد موضوع موردنظرتان فکر کنید. بدین منظور برای سازماندهی تفکر خود می‌توانید از چهار نوع سوال استفاده کنید.

سوالات مربوط به ماهیت: در این سوالات به ماهیت موضوع نگاه می‌شود. اهمیت موضوع چیست؟ ریشه‌ی مشکل کجاست؟ کدام یافته یا تحقیق نظر شما را تأیید یا رد می‌کند؟

سوالات مربوط به تعاریف: موضوعی که می‌خواهید در مورد آن صحبت کنید را ابتدا تعریف کنید و عناصر مختلف آن را تحلیل کنید. ازخود بپرسید آیا ابهامی در تعاریف و اصطلاحات وجود دارد؟ آیا می‌توان تفسیر متفاوتی از آنها داشت؟

سوالات مربوط به کیفیت: در این مورد اصول اخلاقی و کیفیت نظرات خود را بررسی می‌کنید. چه ارزش‌هایی نظرات شما را تحت تأثیر قرار داده‌اند؟ و نتیجه‌گیری شما تا چه اندازه معتبر است؟

سوالات مربوط به قلمرو قدرت: این مورد در ارتباط با کانال ارتباط است. آیا بهترین حالت را برای انتقال پیام خود انتخاب کرده‌اید؟ (مانند ایمیل، تلفن و…) همچنین به خوبی در مورد اقداماتی که می‌خواهید مخاطبان‌تان پس از شنیدن صحبت‌های شما انجام دهند فکر کنید و بررسی کنید تا چه حد می‌توانید انجام این اقدامات را در نظر آنها ساده کنید.

هنگامی که می‌خواهید چارچوب اولیه‌ی صحبت‌های خود را انتخاب کنید، به اندازه‌ی کافی برای تعریف موضوع مورد‌نظرتان وقت بگذارید. در مورد آن به جمع آوری اطلاعات بپردازید، و مطمئن شوید که تحقیقات‌تان را بر پایه‌ی اطلاعات و منابع معتبر و موثق صورت داده‌اید. سپس مخاطبان خود را مورد بررسی قرار دهید. آنها چه کسانی هستند؟ چه پیش زمینه‌ی فرهنگی دارند؟ سطح درک آنها از موضوع تا چه حد است؟ چه نیاز یا خواسته‌ای از گوش دادن به صحبت‌های شما دارند؟

اگر مخاطبان شما را افراد متفاوت و مختلفی تشکیل می‌دهند آنها را بخش‌بندی کنید تا درک‌تان از نیازهای هر گروه افزایش یابد. به یاد داشته باشید ابتکار مهم‌ترین قانون از ۵ قانون کلی فن‌ بیان است. بیشتر وقت خود را صرف پیاده‌سازی این قانون کنید.

قانون کلی شماره ۲: تنظیم
تنظیم عبارت است از فرایند سازماندهی اطلاعات جهت یافتن بهترین راه برای متقاعد کردن مخاطبان. برای انجام این کار می‌توانید از روش‌های مختلفی استفاده کنید. فرمت معمول این کار که در اینجا آمده است را به شما پیشنهاد می‌دهیم:

مقدمه
بیان حقایق ( اطلاعات پیش زمینه‌ای)
دسته‌بندی ( خلاصه‌ای از کلیه صحبت‌هایی که می‌خواهید انجام دهید.)
اثبات ( صحبت‌های منطقی و مستدل / متن اصلی سخنرانی یا نوشتار)
رد کردن ( بر طرف کردن ایرادات و یا مخالفت‌هایی که با صحبت‌های شما شده)
نتیجه گیری

اینکه چگونه صحبت‌های خود را تنظیم کنید به کانال و شیوه‌ی ارتباطی که انتخاب می‌کنید، بستگی دارد. نوع بستر ارتباطی، نظیر نوشتن ایمیل تأثیرگذار، آماده‌سازی یک ارائه‌ی عالی، وبلاگ نویسی و برگزاری ملاقات موثر، معیار مناسبی در انتخاب استراتژی مناسب برای ساختاردهی و سازماندهی پیام‌تان خواهد بود. وقتی پیام خود را آماده و مشخص کردید.

قانون کلی شماره ۳: سبک
این قانون مشخص می‌کند که چگونه ایده‌ها و نظرات خود را بیان کنید. انتخاب سبک مسئله‌ی مهمی است، چراکه بدون آن مخاطبان نمی‌توانند به آنچه که می‌گویید اعتماد کامل داشته باشند. به عنوان مثال تصور کنید که دو نفر از اعضای تیم شما، محمد و فرزانه، در حال ارائه‌ی مطالب به هیئت مدیره شرکت شما هستند. محمد با لکنت صحبت می‌کند و از استعارات پیچیده و کلمات بسیار تخصصی استفاده می‌کند و باعث گیج شدن مخاطبان خود می‌شود. فرزانه با اشتیاق و ظرافت با مخاطبان ارتباط برقرار می‌کند. او از جملات ساده ولی تأثیرگذار استفاده می‌کند و به نظر می‌رسد که از ارائه‌ی نظرات و ایده‌های خود به آنها لذت می‌برد.

اگر شما مخاطب این دو نفر بودید به سخنان کدام‌شان اعتماد بیشتری داشتید؟ به احتمال بسیار جذب سخنان فرزانه می‌شدید، چرا که حرفه‌ای بودن، هوش و اعتبار را در او می‌بینید و متوجه می‌شوید به آنچه که می‌گوید اعتقاد کامل دارد. سبک شما، به مخاطبان‌تان و شیوه و بستر ارتباطی‌ای که برای انتقال پیام به آنها استفاده می‌کنید، بستگی دارد. سبک‌ها شامل شیوه‌های مختلف صحبت کردن، استفاده از استعارات، نحوه‌ی قصه‌پردازی و حتی جلوه‌های بصری می‌شوند. برای اینکه سبک تاثیرگذارتری داشته باشید، از جملات کوتاه، ساده و با احساس استفاده کنید. تا جایی که می‌توانید سخنان و یا نوشتار خود را زیبا کنید و از کلماتی استفاده کنید که تصورات و احساسات مخاطبان را تحت‌تأثیر قرار دهند.

قانون کلی شماره ۴: به خاطر سپردن
علاوه بر نوشتن سخنان، سخنران باید صحبت‌های خود را به خاطر نیز بسپارد. به سخنرانان توصیه می‌شود که سخنان بزرگان، داستان‌های مرتبط با موضوع و ایده‌های دیگر را جستجو کرده و به خاطر بسپارند تا بتواند در سخنرانی‌های فی‌البداهه‌ای که ممکن است پیش آید از آنها استفاده کنند. این قانون به این معنی است که باید سخنرانی خود را به‌طور کامل تمرین کنید (یا به اندازه‌ی کافی با موضوع آشنا باشید).

پیام‌ها و صحبت‌های شما نیز باید طوری باشد که به‌سادگی در ذهن مخاطبان‌تان نقش ببندد. ایده‌ها، داستان‌ها و جلوه‌های بصری را که می‌خواهید استفاده کنید بررسی کنید. چه تضمینی وجود دارد که مخاطبان شما بلافاصله پس از تمام شدن سخنان و یا متن شما، آن را فراموش نکنند؟ چگونه می‌توانید اثر عمیقی بر آنان گذاشته و احساسات آنها را بر انگیخته کنید.

قانون کلی شماره ۵: رساندن پیام
قانون شماره ۵ مشخصا بر نحوه ارتباط برقرارکردن شما با دیگران تمرکز دارد و شامل زبان بدن، لحن و صدا، طرز بیان، فصاحت، حرکات و ژست شما در حین صحبت کردن است. برای رساندن پیام خود به دیگران باید بین خود و مخاطبان‌تان ایجاد اعتماد کنید. آنها باید بپذیرند که شما معتبر، موثق و قابل‌اعتماد، مطمئن و هوشمند بوده و از دانش کافی پیرامون موضوع مورد‌بحث برخوردار هستید. چه برای مکالمات فی‌البداهه و چه برای یک سخنرانی از پیش تعیین‌ شده، به این نکته توجه داشته باشید.

یکی دیگر از مواردی که باید به آن اهمیت دهید، زمان‌بندی است. فارغ از اینکه می‌خواهید سخنرانی کنید، یک تماس تلفنی دارید یا می‌خواهید ایمیل یا نامه‌ای بنویسید، زمان‌بندی نیز یکی از قسمت‌ها مهم رساندن پیام است. به این فکر کنید که چه زمانی موثرترین زمان برای برقراری ارتباط با مخاطب است. به عنوان مثال، ممکن است اعضای تیم شما علاقه‌مند نباشند درست قبل از تعطیلات یا آخر هفته، خبر بد و یا غیرضروری به آنها بدهید. بنابراین اگر ایمیل خود را در یک زمان مناسب ارسال کنید، ممکن است اثرگذاری بیشتری داشته باشد.

برگرفته از: www.chetor.com