شبکه اطلاع رسانی روابط‌عمومی ایران (شارا)-|| یکی از صاحبان صنایع بزرگ که به اهمیت و ضرورت فعالیت‌های روابط‌عمومی ایمان داشته درباره مسئول یا کارشناس روابط‌عمومی چنین گفته است: «از تمام چیزهای یأس‌آور در اداره روابط‌عمومی هیچ چیز یأس‌آورتر و دلسرد کننده‌تر از جستجو برای یافتن یک شخص لایق و صاحب صلاحیت برای این کار وجود ندارد.»

هر کسی برای هر کاری خوب نیست بعضی اشخاص برای بعضی از کارها خوب هستند بعضی دیگر برای کارهای دیگر. در مورد روابط‌عمومی نیز چنین است. بعضی اشخاص علاقه و استعدادی طبیعی برای این کار دارند و بعضی دیگر تحصیلات و تعالیم عالی در این باره کسب کرده‌اند و برخی هم به زور کار و تجربه و ممارست رموز این کار را بدست آورده‌اند.

عده‌ای هم به علت شخصیت فوق‌العاده جالب و گیرائی که دارند در این کار موفقیت بدست می اورند بنابراین در مورد شرایط و خصوصیات لازم نمی توان قواعد متقن و تغییر ناپذیری پیشنهاد کرد. شرایط و خصوصیات لازم در نظر کلیه مصادر امور و مدیران مؤسسات که کارشناس روابط‌عمومی استخدام می کند ارزش و اهمیت یکسان ندارند. هر استخدام کننده‌ای یک رشته از صفات و خصوصیات را بالاتر و مهمتر از خصوصیات دیگر برای اداره کننده روابط‌عمومی قائل می باشد.

اما صفات و خصوصیاتی که جنبه اساسی دارد و هر کارشناس روابط‌عمومی باید بطور قطع واجد آن صفات باشد عبارتند از:

1 – شخصیت جاذب و حسن اخلاق که موجب جلب احترام و اعتماد اشخاص گردد
2 – مهارت و ورزیدگی در معاشرت و ارتباط با مردم. مخصوصاً مهارت و توانائی در نویسندگی.
3 – توانائی در تشخیص افکار عمومی و تجزیه و تحلیل آن وقوف بر کیفیت تشکیل افکار عمومی .
4 – علم و اطلاعات کامل در زمینه‌ای که کارشناس روابط‌عمومی کار می کند از قبیل: بازرگانی اقتصاد – یا آموزش و پرورش – یه افعالیت‌های دیگر که نمونه کار او را تشکیل می دهد.
5 – قدرت ابداع و ابتکار و نیروی تصور قوی.

اینها استعدادها و صفاتی هستند که خواستاران فراوان دارند ولی اشخاصی که واجد این صفات و سجایا باشند زیاد نیستند و همین امر باعث شده که آنها که این مزایا را دارند قدر و منزلت روز افزون پیدا کنند. حتی کشورهای صنعتی و بسیار پیشرفته نیز از حیث داشتن اشخاص صلاحیت دار برای روابط‌عمومی در مضیقه می باشند خاصه اینکه نیاز آنها به کار شناسان روابط‌عمومی روزبروز بیشتر می گردد.

روابط‌عمومی یک حرفه جوان است و از اینرو بیش از رشته‌های دیگر ژورنالیسم مورد توجه و علاقه جوانان می باشد. در فعالیت‌های روابط‌عمومی همواره یک نوع هیجان وجود دارد که انجام آنها مایه خرسندی خاطر و نشاط طبع می گردد. یکی از جوانان موفق در این رشته معتقد بود که: «ورود در این حرفه که دوران جوانی و بلوغ خود را می گذارند بسی جالب‌تر و هیجان‌انگیزتر از ورود در رشته‌های دیگر است. زیرا هنوز رموز این حرفه بطور کامل مکشوف نشده و این کار احتیاج به پیشتازی و پیشقدمی دارد.»

مدیر یکی از سازمان های بزرگ اقتصادی ضمن شکایت از مسئولان روابط‌عمومی به علت واجد نبودن صفات و سجایای لازم نظر خود را در مورد مسئولان روابط‌عمومی و خصوصیات لازم آنها چنین بیان نمود: «کسی که به کار روابط‌عمومی می‌پردازد باید کسی باشد شیرین سخن و باهوش و نکته سنج و لطیفه گو و دارای تجارب وسیع. شخصی باشد خوش پوش اما نه به حد جلاهت – و شایسته احترام و اعتماد. آدمی باشد نه تنها صاحب فکر و نظر بلکه قادر باشد که به افکار بکر و بدیع خود جامة عمل بپوشاند و برای مؤسسه ای که کار می کند کسب آبرو و اعتبار نماید.»

آنچه مسلم است این است که تنها با تحصیل نمی توان صفات و سجایای فوق را بدست آورد. دو نفر ممکن است هر دو در آن واحد یک رشته را تحصیل کرده باشند اما رفتار و واکنش آنها در مقابل زندگی و یا وظایف شغلی مختلف باشد. پس علاوه بر تحصیل شخص باید یک ذوق و تمایل طبیعی برای این کار داشته باشد و همین ذوق و علاقه و اشتیاق طبیعی است که شرایط موفقیت شخص را فراهم می سازد و رضایت و خرسندی خاطر بوجود می آورد. در این کار انسان باید برای سرو کار داشتن با مردم و افکار و ایده‌های نو شوق و علاقه فراوان داشته باشد. علاوه بر این تنها وجود علاقه کافی نیست بلکه باید واجد مهارت و تجربه در سلوک و مماشات با مردم نیز باشد.

از اینرو عده‌ای از مدیران معتقدند که اداره یک طرح روابط‌عمومی کار یک آدم مبتدی و تازه کار در روابط‌عمومی نیست. در فعالیت‌های روابط‌عمومی سرو کار انسان دائم با اشخاص زبده و کار آمد است. شخص باید از تشکیلات مؤسسه خود و طرز کار قسمت‌های مختلف و سیاست مقامات عالی مؤسسه اطلاعات کامل داشته باشد و بداند که چگونه می توان مردم را به همکاری و تشریک مساعی وادار ساخت. مسئول روابط‌عمومی باید در برخورد با مردمی که دارای ذوق و سلیقه و علاقه و منابع مختلف می باشند مهارت داشته باشد و به زبان هر گروه آشنا باشد و بتواند حسن نیت و احترام آنها را نسبت بخود جلب نماید.

مسئول روابط‌عمومی باید در رشته‌ای که کار می کند بصیرت کافی داشته باشد تا بتواند فعالیت‌های آن رشته را با بصیرت تمام به مردم مورد نظر خود شرح و تفسیر کند. بعلاوه باید با همکاران خود حسن سلوک و مماشات داشته باشد و برای همه آنها احترام قائل باشد. جهل و نادانی نسبت به رشته‌ای که موضوع فعالیت مسئول روابط‌عمومی است و ناتوانی او بر حسن رفتار با همکاران خود مؤثرترین عوامل شکست و ناکامی او خواهند بود.

یکی از کارشناسان متبحر در روابط‌عمومی می نویسد: «بزرگترین عامل شکست مسئول روابط‌عمومی از قصور وی در فرا گرفتن رشته فعالیت مؤسسه‌ای که او را استخدام کرده ناشی می گردد نه از قصور در فراگرفتن اسرار و رموز روابط‌عمومی» مسئول روابط‌عمومی باید در مورد رشته فعالیت مؤسسه‌ای که او را استخدام کرده اطلاعات کافی داشته باشد. خواه رشته فعالیت مؤسسه بازرگانی یا صنعتی یا امور خیریه باشد.

مسئول روابط‌عمومی همچنین باید از مشکلات مدیران مؤسسه با خبر باشد و بداند گردانندگان مؤسسه در چه شرایط و اوضاع و احوالی هستد. تنها با اطلاع باحوال مدیران است که وی می تواند اعتماد مدیران را نسبت بخود جلب کند. جلب اعتماد مدیران اولین و ضروری‌ترین قدم برای مسئول روابط‌عمومی است.