شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)-|| متأسفانه‌ بسیاری‌ از کارگزاران‌ روابط عمومی در آخرین‌ ماه‌های‌ سال‌ شتابزده‌ به‌ تهیه‌ گزارش‌ سالانه‌ می‌پردازند یا آن‌گونه‌ که‌ باید و شاید در گردآوری‌ و ارزیابی‌ منابع شان‌ همت‌ به‌ خرج‌ نمی‌دهند.

در نتیجه‌ زمانی‌ طرح‌ گزارش‌ خود را به‌ پایان‌ می‌برند که‌ وقت‌ گران‌بها به‌ باطل‌ رفته‌ است‌ و دیگر فرصتی‌ برای‌ بازنگری‌ و پرداخت‌ نسخه‌ نهایی‌ در دسترس شان‌ نیست‌.

برای‌ سازمان‌هایی‌ که‌ براساس‌ سال‌ خورشیدی‌ کار می‌کنند، اطلاعات‌ مالی‌ می‌بایستی‌ تا اواخر دی‌ حاضر باشد. از آنجا که‌ بخش‌ قابل‌ ملاحظه‌ای‌ از برآوردهای‌ کلی‌ پیش‌ از این‌ تاریخ‌ معلوم‌ خواهد شد بیشتر گزارش‌ها باید قبل‌ از اینکه‌ آمار قطعی‌ فراهم‌ آید تکمیل‌ گردد. حتی‌ پیش‌ از روشن‌شدن‌ برآورد کلی‌، باید یک‌ استادکار گرافیک‌ را انتخاب‌ کرد تا شما را در ‌تصمیم‌گیری‌هایی‌ که‌ در سر راه تان‌ قرار دارد کمک‌ کند.

به‌ محض‌ اینکه‌ کم‌ و بیش‌ از میزان‌ بودجه‌ای‌ که‌ در اختیارتان‌ قرار می‌گیرد مطلع‌ شدید، باید درباره‌ مسایلی‌ از قبیل‌ نوع‌ کاغذ، نوع‌ حروف‌، تعداد رنگ‌ها، شماره‌ تقریبی‌ صفحات‌ و شماره‌ نسخه‌های‌ گزارشی‌ که‌ باید چاپ‌ شود تصمیم‌ بگیرید.

تیراژ گزارش‌ سالانه‌ را می‌توان‌ با محاسبه‌ تعداد سهامداران‌، تحلیل‌گران‌ اسناد و اوراق‌ بهادار، کارکنان‌، مشتریان‌ و مطبوعات‌ مالی‌ که‌ باید نسخه‌هایی‌ دریافت‌ کنند تعیین‌ کرد. از آنجا که‌ گزارش‌ سالانه‌ همواره‌ در حجم‌ زیادی‌ چاپ‌ می‌شود ـ «حداقل‌ تیراژ» آن‌ معمولاً 10 هزار نسخه‌ است‌ ـ به‌ یاد داشته‌ باشید که‌ هرقدر نسخه‌های‌ بیشتری‌ چاپ‌ شود، هزینه‌ هر نسخه‌ ارزان‌تر تمام‌ خواهد شد.

در مرحله‌ اول‌ برنامه‌ریزی‌ می‌توانید با افراد گوناگونی‌ که‌ منابع‌ مهمی‌ برای‌ اطلاعات‌ مندرج‌ در گزارش تان‌ هستند و در آینده‌ باید آن‌را تأیید کنند رأساً تماس‌ بگیرید. این‌ افراد احتمالاً شامل‌ مشاور حقوقی‌ و حسابدار سازمان‌، رؤسای‌ بخش‌ها و ادارات‌ شرکت‌ و مقام‌ ارشد سازمانی‌ (رییس‌ یا مدیرعامل‌) که‌ نامه‌ مندرج‌ در صفحه‌ اول‌ گزارش‌ سالانه‌ خطاب‌ به‌ سهامداران‌ به‌ امضای‌ اوست‌ خواهند بود.

اینکه‌ با این‌ افراد چگونه‌ تماس‌ برقرار خواهید کرد و گستردگی‌ این‌ تماس‌ تا چه‌ پایه‌ای‌ خواهد بود بستگی‌ به‌ وسعت‌ و ماهیت‌ سازمانی‌ دارد که‌ برایش‌ کار می‌کنید.